Klokkenluidersbeleid
- Context
Dit beleid wordt aangenomen overeenkomstig de wet van 28 november 2022 (Belgisch Staatsblad van 15 december 2022) betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector, die voorziet in de omzetting van de Europese richtlijn (EU) 2019/1937 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2019 inzake de bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht melden.
Fost Plus (hierna ‘de Onderneming’) wil zijn activiteiten integer en ethisch voeren en wil er daarom voor zorgen dat de in de wet bedoelde melders de mogelijkheid hebben om, onder de hieronder beschreven voorwaarden en modaliteiten, elke mogelijke inbreuk op de wettelijke en reglementaire normen waarnaar wordt verwezen in punt 4.1 van dit beleid, op de meest serene en beveiligde manier te melden.
- Doel
Dit beleid heeft tot doel:
• de voorwaarden vast te stellen waaraan de melder moet voldoen;
• te bepalen welke aangelegenheden door de melding worden beoogd;
• de door de melder te volgen procedure vast te stellen;
• de modaliteiten van beheer van de melding vast te stellen;
• de vertrouwelijkheid in geval van melding toe te staan en te beschermen, alsook de verwerkte gegevens en de archiveringsmodaliteiten;
• de modaliteiten van wijziging van dit beleid en de plaatsen waar het beleid beschikbaar is, te bepalen.
- Bekendmaking van het beleid
Dit beleid is voor iedereen beschikbaar:
• op de website van de Onderneming: https://www.fostplus.be
• en voor het tewerkgestelde personeel op het intranet van de Onderneming.
Dit beleid vormt uiteraard geen belemmering voor dialoog en mededeling van informatie, buiten de meldingsprocedure om, met de hiërarchie of met human resources van de Onderneming waar dit meer gepast is.
- Toepassingsgebied
4.1 Toepassingsgebieden
De potentiële inbreuken in geval van melding hebben betrekking op de volgende gebieden, zoals bedoeld in de wettelijke reglementering, bv.
• overheidsopdrachten;
• financiële diensten, producten en markten, voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering;
• productveiligheid en productconformiteit;
• veiligheid van het vervoer;
• bescherming van het milieu;
• stralingsbescherming en nucleaire veiligheid;
• veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, diergezondheid en dierenwelzijn;
• volksgezondheid;
• consumentenbescherming;
• bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens, en beveiliging van netwerk- en informatiesystemen;
• bestrijding van belastingfraude;
• sociale fraudebestrijding.
4.2 Melders
De melders die worden bedoeld in de wet van 28 november 2022 zijn de volgende:
• werknemers van de Onderneming, de voormalige werknemers van de Onderneming en sollicitanten in het kader van werving binnen de Onderneming;
• personen die als zelfstandige hebben samengewerkt/samenwerken met de Onderneming en kandidaat-werknemers/medewerkers binnen de Onderneming;
• stagiairs;
• leden van de Onderneming en leden van het bestuurlijk, leidinggevend of toezichthoudend orgaan van de Onderneming;
• eenieder die werkt onder toezicht en leiding van aannemers, onderaannemers en leveranciers van de Onderneming.
De hierboven vermelde melders moeten te goeder trouw handelen in het kader van deze procedure.
4.3 Meldingsvoorwaarden
Meldingen moeten te goeder trouw worden gedaan en mogen met name niet gebaseerd zijn op roddels of geruchten, of lasterlijk zijn. Elke kwaadwillige, verzonnen of onrechtmatige melding is niet-ontvankelijk of ongegrond.
Eenieder die zich schuldig maakt aan een dergelijke melding kan strafrechtelijk en burgerrechtelijk aansprakelijk worden gesteld.
Melders komen in aanmerking voor de wettelijke bescherming die door de reglementering wordt bedoeld op voorwaarde dat:• zij gegronde redenen hadden om aan te nemen dat de gemelde informatie over inbreuken op het moment van de melding juist was en dat die informatie binnen het toepassingsgebied van de reglementering en van dit beleid viel;
4.4 Meldingsbeheerder Fost Plus
Dit criterium wordt beoordeeld ten overstaan van een persoon die zich in een vergelijkbare situatie bevindt en over vergelijkbare kennis beschikt.
• en intern of extern overeenkomstig informatie hebben gemeld of informatie openbaar hebben gemaakt met inachtneming van de voorwaarden van dit beleid en van de wet.
De Onderneming heeft de opdracht van opvolging van interne meldingen toevertrouwd aan de Legal Counsel.
De meldingsbeheerder oefent zijn opdracht in volledige onafhankelijkheid en zonder belangenconflict uit. Hij/zij is onderworpen aan een geheimhoudingsplicht.
- Meldingsprocedures
5.1 Meldingskanalen
Elke persoon die wordt bedoeld in punt 4.2 van dit beleid en beschikt over informatie over in punt 4.1 bedoelde laakbare handelingen wordt gevraagd om dit zo snel mogelijk te melden aan de Onderneming.
De Onderneming is van mening dat de melder in staat is om het meest geschikte meldingskanaal te kiezen, afhankelijk van de specifieke omstandigheden van de situatie waarmee hij of zij wordt geconfronteerd.
Interne melding is echter het meest geschikte kanaal voor melding, omdat het a priori de meeste kans biedt op een snelle opvolging van het dossier ter plaatse, binnen de Onderneming, met ondersteunende maatregelen.
De mogelijke meldingskanalen zijn:
5.2 Interne melding
Dit intern kanaal wordt om de bovengenoemde reden sterk aanbevolen.
1-
Binnen de Onderneming kunnen interne meldingen via e-mail worden gedaan: whistleblowing@fostplus.beMeldingen moeten in het Nederlands of Frans worden verzonden. Elke melding die in een andere taal wordt verstuurd, moet worden vertaald, aangezien dit de nauwkeurigheid van de inhoud van de melding kan veranderen.
Dit meldingskanaal is altijd toegankelijk, 24 uur per dag, 7 dagen per week. Er kan echter alleen rechtstreeks contact worden opgenomen met de meldingsbeheerder tijdens de openingstijden van de Onderneming (maandag tot en met vrijdag van 8.30 tot 12.30 uur en van 13.30 tot 17.30 uur, met uitzondering van feestdagen).
Dit kanaal wordt op een beveiligde manier beheerd, zodat de vertrouwelijkheid van de identiteit van de melder en van derden die in de melding worden genoemd, wordt gewaarborgd. Niet-gemachtigde personeelsleden hebben namelijk geen toegang tot dit interne meldingskanaal.
Dit kanaal waarborgt te allen tijde de bescherming van de privacy en persoonsgegevens van de melder en van derden die in de melding worden genoemd.
Dit kanaal wordt onafhankelijk beheerd door de meldingsbeheerder.2-
Na het indienen van een melding via het bovengenoemde kanaal ontvangt de melder een bevestiging van ontvangst van de melding, en dit binnen zeven dagen na ontvangst door de meldingsbeheerder. Er wordt een dossiernummer meegedeeld om de opvolging van de melding te waarborgen.3-
De meldingsbeheerder zorgt zowel voor de ontvangst als voor de opvolging van de melding en onderhoudt de communicatie met de melder. Indien nodig vraagt hij/zij de melder om aanvullende informatie die nodig is om de melding te onderzoeken.4-
5.3 Externe melding
Opvolging verwijst naar elk optreden van de meldingsbeheerder om de juistheid van de in de melding gedane beweringen na te gaan en de gemelde inbreuk zo nodig aan te pakken, onder meer via maatregelen zoals een intern vooronderzoek.
Feedback binnen een termijn van 3 maanden beoogt het aan de melder meedelen van informatie over de als opvolging geplande of genomen maatregelen en over de redenen voor die opvolging.
1-
We raden u sterk aan om te beginnen met het intern kanaal bij onze meldingsbeheerder voordat u een ander kanaal gebruikt. Uw probleem zal dan namelijk doeltreffender en sneller ter plaatse, binnen de Onderneming, worden behandeld zodat pragmatische en onmiddellijke maatregelen kunnen worden getroffen.2-
5.4 Openbaarmaking
De federale Ombudsman (Leuvenseweg 48 bus 6, 1000 Brussel) is door de Belgische wetgever aangewezen om de meldingen die via externe kanalen worden ingediend te coördineren.
Samengevat heeft hij als opdracht om externe meldingen te ontvangen, de ontvankelijkheid ervan te onderzoeken en ze voor onderzoek over te maken aan de bevoegde autoriteit die verschillend zal zijn naargelang van de aangelegenheid waarover de melding gaat.
Dat kan bijvoorbeeld de Dienst Overheidsopdrachten van de FOD Kanselarij zijn (op het gebied van overheidsopdrachten), de FSMA, de NBB of het College van toezicht op de bedrijfsrevisoren (op het gebied van financiële diensten, producten en markten), de FOD Economie (op het gebied van consumentenbescherming), de Gegevensbeschermingsautoriteit (op het gebied van privacy en bescherming van persoonsgegevens) enz.
In uitzonderlijke gevallen kan de federale Ombudsman ook het onderzoek ten gronde uitvoeren.
Van openbaarmaking kan alleen gebruik worden gemaakt binnen de strikte voorwaarden die in de wet van 28 november 2022 worden opgesomd.
Eenieder die opzettelijk valse informatie openbaar heeft gemaakt of de in punt 4.3 hierboven opgenomen voorwaarden niet naleeft, kan strafrechtelijke sancties oplopen, zoals opgenomen in de artikelen 443 tot 450 van het Strafwetboek over laster en eerroof, maar ook burgerrechtelijke sancties (schadevergoeding enz.).
- Beschermingsmaatregelen
6.1 Geheimhouding
Melders doen hun interne melding volledig vertrouwelijk.
De identiteit van de melder mag zonder zijn uitdrukkelijke en vrije toestemming niet bekend worden gemaakt aan anderen dan de gemachtigde personeelsleden die bevoegd zijn voor de ontvangst of de opvolging van meldingen.
Dat geldt ook voor alle andere informatie waaruit de identiteit van de melder direct of indirect kan worden afgeleid.
In afwijking van de vorige paragraaf mag de identiteit van de melder worden bekendgemaakt indien het gaat om een noodzakelijke en evenredige verplichting krachtens bijzondere wetgeving in het kader van onderzoek door nationale autoriteiten of gerechtelijke procedures, mede ter waarborging van de rechten van verdediging.
6.2 Verwerking van persoonsgegevens
In het kader van de interne meldingsprocedure wordt de Onderneming beschouwd als de verwerkingsverantwoordelijke van de persoonsgegevens die worden verwerkt in het kader van de interne meldingsprocedure. In dit verband verwijzen wij u naar de Data Protection Manager (DPM) via e-mail: privacy@fostplus.be, voor meer informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens door de Onderneming.
In het kader van de externe meldingsprocedure kan de Onderneming niet als verwerkingsverantwoordelijke worden beschouwd: dit zal de bevoegde autoriteit zijn of, bij gebrek aan een bevoegde autoriteit, de federale Ombudsman.
Elke verwerking van persoonsgegevens in het kader van dit beleid gebeurt overeenkomstig de toepasselijke normen, en met name de vereisten van de Europese algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
De naam, functie en contactgegevens van zowel de melder en elke persoon tot wie de beschermings- en ondersteuningsmaatregelen zich uitstrekken, als van de betrokkene, met inbegrip van, in voorkomend geval, het ondernemingsnummer, worden bijgehouden tot wanneer de gemelde inbreuk is verjaard.
- Archivering van meldingen
De Onderneming houdt een register bij van alle ontvangen meldingen in overeenstemming met de in punt 6.1 van dit beleid vermelde geheimhoudingsmaatregelen.
Meldingen worden bijgehouden zo lang de contractuele relatie tussen de melder en de Onderneming loopt, onder voorbehoud van een andere toepasselijke wettelijke verjaring. Met betrekking tot derden van de Onderneming worden meldingen gedurende 10 jaar bewaard, onder voorbehoud van een andere toepasselijke wettelijke verjaring.
- Toepasselijk recht
Dit beleid garandeert de naleving van het wettelijk kader voor de bescherming van klokkenluiders, en meer in het bijzonder de wet van 28 november 2022 betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector.
- Wijziging van dit beleid
De Onderneming behoudt zich het recht voor om dit beleid op elk moment eenzijdig en naar eigen goeddunken te wijzigen, in het bijzonder in het licht van wijzigingen in de relevante wetgeving en de werkingsvereisten van de Onderneming of de dienst van de meldingsbeheerder.
Al die wijzigingen zullen worden meegedeeld via de kanalen die worden beschreven in artikel 3 van dit beleid.
- Inwerkingtreding
Dit beleid treedt in werking vanaf 7 november 2023 voor onbepaalde tijd, onder voorbehoud van wijzigingen in de wetgeving ter zake of wijzigingen door de Onderneming.