Въведение в набора с инструменти за свободна практика на Microsoft 365 – решение, което да ви помогне да започнете да използвате и да развивате вашата работна сила на свободна практика

От

06.12.2018

С нарастващото участие в договорната икономика – пазара на случайния наемен труд, съставен от независими работници, които се договарят за краткотрайни ангажименти – предприятията започват да изпробват и да включват в своите проекти кадри на свободна практика. Според Отчета за бъдещето на работната сила 47 процента от ръководителите по наемане в големите предприятия използват сътрудници на свободна практика (повече спрямо 44 процента през предишната година), докато около 9 от 10 мениджъри по наемане казват, че са готови да наемат чрез фирмите за набиране на персонал сътрудници на свободна практика, а не временни работници. За помогнем на предприятията в цифровизацията или да допълним техните конвенционални решения за окомплектоване на персонала, пускаме набора с инструменти за свободна практика на Microsoft 365 – специално подбран набор от инструменти, шаблони и най-добри практики, който да помогне на нашите клиенти на ниво да стартират, изпълняват и управляват програми за наемане на сътрудници на свободна практика.

Договорната икономика, която включва специалисти на свободна практика, консултанти, контрагенти и индивидуални предприемачи, се разраства. Според Анализатори на отрасъла по набиране на персонал общите разходи за договорна работа през 2015 г. възлизат на 792 милиарда долара. Експерти смятат, че в рамките на 10 години по-голямата част от работната сила САЩ ще работи в областта на договорната икономика. Освен това, според Field Nation 86 процента от независимите работници съзнателно избират свободната практика.

Последствията за големите предприятия са сериозни. За да постигнете успех в силно конкурентна среда при бързо променящи се технология и нужди на клиентите, предприятията трябва да бъдат гъвкави и да се адаптират към нови бизнес модели, за да си свършат работата, като използват външни кадри. Макар при възникване на необходимост добавянето на кадри на свободна практика към сместа от персонала да дава измерими резултати, изразени в бързина и ефективност, пътят към трансформиране на съществуващите правила и процеси е до голяма степен неопределен.

Нашият партньор при внедряването на този набор е Upwork – един от най-големите онлайн глобални пазари с над 375 000 специалисти на свободна практика в над 180 страни. Ние конкретно си партнираме с Upwork Enterprise заради тяхното решение за пълно съответствие и осигуряване на кадри на свободна практика.

Наборът с инструменти за свободна практика на Microsoft 365 предлага решения на основните проблемни точки, с които се сблъсква предприятията при разгръщане на програма за наемане на специалисти на свободна практика, сред които: вътрешни комуникации и осведомяване, работа в екип, анализ на данни и автоматизация на работния поток.

Вътрешни комуникации и осведомяване

Една от най-големите трудности при стартирането на програма за наемане на сътрудници на свободна практика в предприятието е стимулирането на осведомяване и образование сред вътрешните заинтересовани лица и осъществяващите програмата. Служителите имат нужда от място, където да започнат да се информират как работи програмата, да оценяват задължителната квалификация и да се запознават с най-добрите практики за наемане на сътрудници на свободна практика.

Наборът с инструменти за свободна практика на Microsoft 365 решава тези проблеми с помощта на шаблона за сайт за комуникация на SharePoint, като „точка за комплексно обслужване“ за подробности по програмата, които да ви помогнат да ускорите приемането и внедряването на програмата за свободна практика, включително:

Хранилище за съответните документи и презентации за програмата.
Сценарии на внедрявания, демонстриращи на служителите видовете проекти, които могат да бъдат реализирани с помощта на сътрудници на свободна практика.
Често задавани въпроси – най-важните въпроси от корпоративни служители.
Шаблон за покана, който да ви помогне да се свържете с кадровия резерв от специалисти на свободна практика в SharePoint.

Вижте нашата инфографика за комуникационни сайтове на SharePoint, за да научите повече.

Сътрудничество в рамките на екипа

Естеството на корпоративните проекти за използване на сътрудници на свободна практика изисква членовете на екипа да работят съвместно по множество файлове, да управляват различни задачи и да обменят информация в различни часови зони. За да продължат тези интердисциплинарни екипи, разпределени в различни географски зони да се движат в една и съща посока, наборът с инструменти за свободна практика на Microsoft 365 предлага насоки за използването на Microsoft Teams като мощен център за работа в екип, който обединява чатове, събрания, разговори, файлове и приложения в една-единствена работна област.

С помощта на Teams предприятията могат да управляват своите нужди от комуникация и сътрудничество със сътрудниците на свободна практика, по-конкретно чрез:

Комуникация – Публични и частни екипи, за да се включват членовете в обсъждания.
Управление на задачи – единствено място, от което да бъде следен напредъкът и да бъде синхронизиран работният поток на всеки член на екипа чрез интеграция с инструменти за управление на проекти, като Microsoft Planner.
Съхраняване на файлове – единствено място за съхраняване на споделени файлове и извличането им чрез интелигентно търсене.
„Достъп на гост“ за външни сътрудници – възможност за външни потребители от цял свят да сътрудничат по всякакъв начин на проекти, с участие на сътрудници на свободна практика с помощта на безплатната версия на Teams.
Защита – достъпът като „гост“ на външни сътрудници до екип за конкретен проект запазва информацията защитена, като не им дава пълен достъп.

Вижте нашата инфографика за Teams, за да научите повече.

Анализ на данни

Голямо предизвикателство при мащабирането на една корпоративна програма за свободна практика е събирането, проследяването и представянето на водещите показатели за ефективността. Наборът с инструменти за свободна практика на Microsoft 365 максимално използва възможностите на Microsoft Power BI – услуга за бизнес анализ, която предоставя аналитични резултати, като събира данни в реално време от множество източници, опростявайки подготовката на данни и съставянето на персонализирани, лесни за разбиране отчети и табла.

Power BI помага на ръководителите на корпоративни програми да:

Взимат информирани решения въз основа на данните.
Сравняват резултатите от програмата за използване на сътрудници на свободна практика с тези от традиционните решения за наемане на персонал.
Определят екипите в тяхната организация, текущо използващи в максимална степен кадри на свободна практика по тип дисциплина, което да помогне за определянето на бъдещи възможности в рамките на тяхната фирма.

За да бъдат подобрени основните функционални възможности на Power BI за среда със сътрудници на свободна практика, наборът с инструменти за свободна практика предлага:

Шаблон за Power BI с примерни визуализации.
Конектор на Power BI за извличане на данни от различни източници в табла.
Шаблон за покана, който да ви помогне да се свържете с кадровия резерв от специалисти на свободна практика в Power BI.

Вижте нашата инфографика за Power BI, за да научите повече.

Автоматизация на работния поток

Една корпоративна програма за свободна практика изисква осигуряване съответствие и наблюдение, като всичко това осигурява безпроблемен процес на вашите служители. За да бъде намалена необходимостта от ръчно изпълнение на повтарящите се задачи, наборът с инструменти за свободна практика на Microsoft 365 използва Microsoft Flow за създаване на автоматизирани работни потоци между приложенията и услугите за изпращане на известия, синхронизиране на файлове и събиране на данни.

Например Microsoft Flow може да помогне на хората, които вземат бизнес решения, да автоматизират следните сценарии:

Обучение и съответствие на служителите. Като посетят сайта на SharePoint за комуникация от програмата за свободна практика, служителите могат да се запишат за пилотната програма, като завършат образователен видеоклип за съответствие в Microsoft Stream.
Записване във вътрешна общност. След като даден служител завърши видеоклипа за съответствие, този служител се добавя автоматично към вътрешен канал на Teams, където служителите могат да си сътрудничат с други хора, които са част от програмата, и да споделят опит.
Създаване на акаунт в Upwork. След като служителят бъде добавен към канала на Teams, информацията за неговия акаунт, която включва неговото име и имейл адрес, се изпраща до Upwork, за да бъде създаден акаунт на тяхната платформа, така че да започнат да публикуват задания на платформата.

В допълнение към основните функции на Microsoft Flow, наборът с инструменти за свободна практика предлага:

Конкретни примери, показващи как можете да използвате Microsoft Flow в рамките на една корпоративна програма за свободна практика.
Шаблон за покана, който да ви помогне да се свържете с кадровия резерв от специалисти на свободна практика в Microsoft Flow.

Вижте нашата инфографика за Microsoft Flow, за да научите повече.

Нашият преглед и какво научихме от него

Подобно на повечето от нашите клиенти и Microsoft е в процес на ориентиране как отговорно да вплетем включването на сътрудници на свободна практика в нашата корпоративна среда. През последната година, сме приключили над 2000 проекта с участие на сътрудници на свободна практика в областта на писането на документация, изследванията, редактирането на видео, превода, проектирането и науката за данни – обхващащи 25 вътрешни екипа и стотици служители.

Достигането до този момент обаче не е лесно – трябваше вътрешно да променим себе си и да изградим инфраструктура, която да може да поддържа сложността на една корпоративна програма за работа със сътрудници на свободна практика. Това ни доведе до разработване на набора с инструменти за свободна практика на Microsoft 365, който обединява нашите водещи корпоративни приложения за продуктивност със специално подбрани инструменти, шаблони и най-добри практики, за да бъде отговорено на конкретните нужди на корпоративните програми за свободна практика. Тази работа донесе резултати. Към днешна дата забелязахме измерими икономии на разходи и време.

Първи стъпки

Наборът с инструменти за свободна практика на Microsoft 365 се предлага без допълнително заплащане като част от абонамент за Office 365 Enterprise или Microsoft 365 Enterprise. Научете повече за набора с инструменти за свободна практика на Microsoft 365 и абонамента за Microsoft 365 Enterprise.

Обърнете внимание: Всяко предприятие трябва да оцени и да определи собствените си нужди – включително неща като работа с данните и спазване на изискванията – и трябва да използва съществуващите инвестиции в Microsoft 365, които са сметнали за подходящи.

Научете повече за прегледа на набора с инструменти за свободна практика с Upwork.