COVID-19 повлия на живота на хората по целия свят. Ограниченията за пътуване и новите правила за големи публични събирания промениха всекидневието на милиони. През последните няколко седмици много от моите колеги и клиенти се свързаха с мен, за да попитат: Какво можем да направим, за да ви помогнем?
Лили Джън е добра приятелка и колежка, която живее в Шанхай. Работили сме заедно на живо в Китай, но най-вече се срещаме в Microsoft Teams. Наскоро Лили написа писмо до регионалните клиенти за това, което тя и нейният екип са научили, работейки дистанционно, докато устояват на епидемията. Нейното писмо вдъхнови нашия екип да предостави Microsoft Teams безплатно за хора, които преминават към работа от вкъщи в това предизвикателно време. Искам да го споделя с хора по целия свят, които могат да се възползват от опита на нашия екип в Шанхай. Надявам се, че ще ви е от полза, колкото беше на мен.
Нека ви прехвърля на Лили.
Уважаеми клиенти,
Моето име е Лили Джън и съм служителка на Microsoft, която живее и работи в Шанхай. Тъй като епидемията от COVID-19 продължава да засяга милиони хора тук в Китай, имаме огромно нарастване в дистанционната работа. Все едно всяко учебно заведение, болница и фирма в Китай сега е разпределена организация – дори и да е само временно. От епидемии на вируси, като COVID-19, до неочаквани извънредни метеорологични условия, има много причини, поради които дистанционната работа може да стане изведнъж необходима. Така че искам да споделя три урока, които научих през последните няколко седмици, както и три урока, които събрахме от нашите клиенти, докато се адаптират към дистанционната работа.
Подобно на много от вас, започнах да чувам за вируса още през януари, предимно в социалните мрежи. Но аз не осъзнавах колко сериозно ще бъде, допреди Китайската Нова година. Това е времето, по което, поради големия туристически наплив на пролетния фестивал, броят на засегнатите хора започна бързо да се увеличава. На 23 януари правителството изолира провинцията Хубей, за да се ограничи разпространението на вируса. На следващия ден, на новогодишната вечер, семейството ми бе планирало да отидем на кино. Когато научихме от медиите, че кината в целия град са затворени, наистина осъзнахме сериозността на епидемията. Два дни по-късно правителството обяви безпрецедентна отмяна на мероприятията на пролетния фестивал, а аз отмених дълго планирана семейна почивка. Децата бяха съсипани, но здравето и сигурността ни бяха на първо място.
Джън и нейните съекипници от Microsoft в Китай си сътрудничат тясно, докато работят дистанционно.
И така, какво да кажа, когато хората питат какво е чувството да работите в Китай в момента? Това, че работим от разстояние, намалява времето ни за пътуване и със сигурност вече не се тревожим с какво сме облечени. А заради многото затворени ресторанти, всички ние усъвършенстваме готварските си умения. Но с децата извън училището и детегледачките, които също са затворени вкъщи – поддържането на продуктивността може да бъде предизвикателство.
Какво научих от дистанционната работа
Въпреки че нашият екип тук е свикнал да работи дистанционно, последните няколко седмици наистина изясниха какво се изисква за успешна и устойчива дистанционна работа. Това са моите първи три урока.
Чувствайте се добре.
Това преминаване към дистанционна работа е само за защита на физическото ни здраве чрез минимизиране на контакта с вируса. Това се разбира от всички. Не толкова очевидно е, че да работите там, където живеете, може да породи свой собствен вид стрес. Отделянето на време за упражнения, достатъчно храна и време за почивка, далеч от екраните е много важно за поддържането на менталното здраве, докато работите от вкъщи.
Дайте всичко от себе си.
Може да е изкушаващо да занемарите неща, докато работите дистанционно. Но екипите, които процъфтяват от разстояние, намират начини за почти всичко онлайн. Ако сте планирали лични срещи, запазете ги. Ако сте планирали големи събрания, не се отказвайте. Ако сте готови за мозъчна атака на предстояща презентация, проведете този видеоразговор.
Поддържайте своите съекипници.
Също така научих от този опит, че да поддържаш другите хора е най-добрият начин да останете позитивни и тонизирани. Използваме онлайн инструментите си не само за работа, а и за да споделяме снимки на семейството и домашните си любимци и да се чувате помежду си през деня. Взаимното поощрение не е добро само за поддържането на морала, но също така помага да държим екипа си сплотен, когато работим разделени.
Какво съм научила от клиентите
След няколко седмици видяхме, че клиентите в Китай наистина променят начина, по който работят. Ето три неща, които съм научила от клиентите, за да подготвите своята организация за успех.
Незабавно отворете линиите за комуникация.
Когато вашите служители работят дистанционно, е по-важно от всякога да сте сигурни, че всички ще бъдат информирани за работата на фирмата. Един от нашите клиенти, голяма застрахователна компания, базирана в Азия, започна да предава видеосъобщения на служителите си, за да е сигурно, че всеки има достъп до най-новата информация. За всеки, който балансира работата от вкъщи с грижи за децата и други трудности, записаните видеоклипове дават възможност на хората да наваксат, когато не могат да направят събрание на живо или брифинг.
Не спирайте нещата да се случват.
Въпреки че може да бъде изкушаващо да отложите плановете, докато всички могат да се съберат, фирмите тук намират начин да накарат нещата да продължат да се случват. С насърчаване от правителството много от училищата успяха да стартират срока навреме, като прехвърлиха всичко онлайн. Те подкрепят учениците си, като създават ясни графици, организират събития за повдигане на настроението, като състезания по готвене, и грижливо обясняват задачите и друга информация, така че учениците да не са претоварени.
Дори големите събрания могат да се прехвърлят онлайн.
Много от нас са свикнали с бързи обаждания или видеочатове с няколко екипа, но големите и официални събрания също могат да бъдат успешно провеждани онлайн. При толкова много служители, които предпочитат да работят дистанционно, болниците тук събират персонала си дистанционно. Една от болниците в град Далян например провежда големи събрания на служителите чрез Teams. Ключово за успешни онлайн събрания е задаване на ясен дневен ред, практикуване на включването чрез решаване на всякакви проблеми с аудиото в началото на събранието и водене на ясни бележки, които да се споделят като последващи задачи по-късно. Не забравяйте също, че ако вашата организация го позволява, можете да записвате събрания за тези, които не могат да присъстват.
За мен и за много хора по целия свят това не е начинът, по който сме си представяли, че ще започнем новата година. Но научихме много. А Teams е много мощно средство, което ни помага да се справяме с предизвикателствата. Много хора не знаят това, но Teams вече е на разположение безплатно. Можете да отидете тук, за да научите повече. Но без значение какви инструменти сте избрали да използвате, се надявам тези съвети да са полезни и желая на вас и вашите семейства всичко най-добро!
