Las infracciones de la legislación aplicable y de las normas internas pueden causar un daño duradero a nuestra empresa y dar lugar a elevadas multas y daños a nuestra reputación, entre otras cosas. Y esto, a su vez, puede poner en peligro la situación económica de nuestra empresa y, en última instancia, la seguridad de nuestros puestos de trabajo.

Por favor, comunique los indicios específicos de posibles infracciones de las leyes aplicables, del Código de conducta de ZEISS o de otras normas internas en relación con las actividades comerciales o los empleados de ZEISS. Son especialmente relevantes los hechos que indiquen un acto delictivo (por ejemplo, delitos de robo, fraude, malversación, soborno, delitos medioambientales, violación de secretos comerciales) o una violación deliberada y sistemática de las normas aplicables (por ejemplo, incumplimiento permanente de las normas de seguridad aplicables).

También se puede denunciar un posible incumplimiento de un socio comercial en relación con sus actividades para ZEISS (por ejemplo, una violación de los Derechos humanos o medioambientales en la cadena de suministro).

Las denuncias que se reciben se ponen en conocimiento de nuestro equipo de cumplimiento corporativo (es decir, el Director de cumplimiento, el Director de cumplimiento corporativo y el Responsable de cumplimiento corporativo).

El procedimiento que sigue tras la recepción de una denuncia es el siguiente:

1. Se le confirmará la recepción de la denuncia en un plazo máximo de 7 días, siempre que haya facilitado sus datos de contacto o se haya puesto en contacto con nosotros a través del sistema ZEISS Integrity Line.
2. El equipo de cumplimiento corporativo realizará un análisis preliminar de su denuncia.
3. Si necesitamos más información o surge alguna duda, nos pondremos en contacto con usted. Lo haremos directamente si proporciona sus datos de contacto, o a través del buzón seguro del sistema ZEISS Integrity Line, respecto al cual puede anotar los datos de acceso y conectarse regularmente en el caso de que presente alguna denuncia anónima.
4. El informe se transmite confidencialmente al departamento pertinente (por ejemplo, Recursos Humanos, Protección de Datos, Seguridad, Jurídico, Compras, Responsable de Derechos Humanos, etc.), teniendo en cuenta los requisitos legales. Allí se investigarán más a fondo los hechos y, si es necesario, se pondrán en marcha medidas.
   
5. Dependiendo de la complejidad y claridad del asunto, la investigación de la información proporcionada puede tardar un poco. Le informaremos de los resultados de la investigación o, al menos, del estado del caso en el plazo máximo de tres meses tras la recepción de la denuncia.

Sí, puede enviarnos información a través del sistema ZEISS Integrity Line, tanto indicando su identidad como de forma anónima. Para el análisis inicial de la denuncia y las posibles preguntas de seguimiento suele resultar más sencillo si conocemos su identidad y podemos contactar con usted directamente.

Si decide remitir la denuncia de forma anónima, es importante que podamos ponernos en contacto con usted a través del buzón de entrada de ZEISS Integrity Line para poder llevar a cabo el procedimiento. Por ello, le rogamos que lo compruebe de forma regular. Recibirá acceso al mismo tras enviar la denuncia.

Le garantizamos que la denuncia se tratará con carácter confidencial, independientemente de si desea indicar su identidad o si prefiere mantenerse en el anonimato.
Para garantizar dicha confidencialidad, también es importante que usted mismo trate la información proporcionada de forma confidencial.

Si se detecta que una persona ha cometido una posible infracción, se le dará la oportunidad de hacer una declaración al respecto y, si lo desea, podrá consultar a una persona de confianza (por ejemplo, el órgano de representación de los trabajadores de la empresa o, un abogado independiente).

Se aplicará la presunción de inocencia hasta que la infracción haya sido probada. En la investigación se incluyen en igual medida tanto los hechos incriminatorios como los exculpatorios. Siempre le damos una mayor importancia a la justicia: tanto a la hora de tratar con los denunciantes como con los empleados y socios comerciales afectados por cualquier alegación. Analizamos qué consecuencias son adecuadas, necesarias y apropiadas para cada caso en concreto.

No hay represalias, discriminación o sanciones contra los denunciantes que informan de buena fe de una posible infracción de la legislación aplicable o de la normativa interna. Es importante que, en el momento de presentar la denuncia, esté convencido de que los hechos son ciertos y que no está presentando la denuncia con cualquier otra intención indebida. No esperamos que usted investigue los hechos, de eso nos encargamos nosotros. Incluso si no se puede determinar ninguna infracción durante la investigación, no tiene que temer ninguna consecuencia negativa.
Sin embargo, esto no será así en el caso de que se realicen alegaciones basadas en la mala fe, como denuncias que sean manifiestamente falsas, remitidas con una intención maliciosa.

La información sobre el tratamiento de sus datos personales en las denuncias por incumplimiento puede encontrarse aquí.

Puede dirigir cualquier duda que tenga con respecto a la protección de datos directamente al grupo responsable de la privacidad de ZEISS: dataprivacy@zeiss.com.