Tietosuoja

Käsittelemme ja tallennamme henkilötietojasi vain perustellusta syystä. Se, mihin henkilötietojasi tarvitsemme, riippuu asiasta. Tavallisesti tarvitsemme niitä

• lakisääteisten tehtäviemme hoitamiseen
• voidaksemme tarjota palveluita
• neuvontaan
• viranomaistoiminnan suunnittelu- ja selvitystehtäviimme
• yhteydenpitoon ja viestintään.

Meillä on lakisääteisiä tehtäviä ja viranomaisvelvollisuus. Esimerkiksi lupa-asioissa meidän on yleensä pakko käsitellä henkilötietojasi, jotta saamme käsiteltyä asiasi oikein. Henkilötietojesi käsittelyllä voi siis olla sinulle merkitystä, kun asiaasi liittyvät oikeutesi toteutuvat.

Verkkosivustomme on avoin kaikille. Sivuston selaaminen ei edellytä rekisteröitymistä. Sähköisten palvelujemme käyttö on vapaaehtoista. Emme käsittele antamiasi henkilötietoja muissa kuin niissä käyttötarkoituksissa, jotka kerromme tässä sivulla.

Esimerkiksi uutiskirjetilauksissa ja tiedotepalvelussa pyydetään sähköpostiosoitettasi, jotta uutiset ja tiedotteet voidaan lähettää sähköisessä muodossa sinulle.

Tietojasi käsittelevät aluehallintoviraston virkamiehet työtehtäviensä mukaisesti. Lisäksi tietojasi voivat käsitellä palveluja tuottavat yhteistyökumppanit ja heidän alihankkijansa. Olemme sopineet heidän kanssaan henkilötietojen käsittelystä yleisen tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti.

Mitä henkilötietojasi käsittelemme? Se riippuu kahdesta asiasta:

• Mitä tietojasi välttämättä tarvitsemme asiasi käsittelyssä?
• Mitä asiaan liittyviä tietoja sinä tai sinun puolestasi asioiva on meille toimittanut?

Periaatteemme on, että säilytämme vain asiaasi olennaisesti liittyvät tiedot. Näin henkilötietojesi käsittelyyn liittyvät riskit ovat mahdollisimman pienet, ja voimme välttää asiaasi kuulumattomien tietojen säilyttämisen.

Asiayhteyden mukaan käsittelemme tavanomaisesti seuraavia henkilötietoja:

• etunimi ja sukunimi
• yhteystiedot
• kansalaisuus
• henkilötunnus tai syntymäaika
• virka- tai ammattinimike
• työpaikka tai organisaatio
• käsiteltävään asiaan liittyvät tiedot ja asiakirjat, kuten
  • asian diaarinumero
  • käsittelytoimenpiteet
  • päätöstiedot
  • hanketiedot
  • maksatustiedot
  • muut toimitetut asiakirjat, jotka saattavat sisältää myös erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja (esimerkiksi terveydenhuollon kanteluasioissa käsittelemme terveyttä koskevia tietoja, sillä asian ratkaiseminen edellyttää sitä).

Kun käsittelemme asiaasi, säilytämme vain välttämättömät ja olennaiset tiedot. Lähetä meille siis vain ne tietosi, jotka välttämättä tarvitsemme asiasi käsittelyssä. Tämän voit varmistaa parhaiten sillä, että lähetät ne lomakkeellamme tai sähköisessä palvelussamme. Jos olet epävarma, varmista meiltä, mitä tietoja sinun täytyy lähettää. Ota yhteyttä oman alueesi aluehallintovirastoon.

Yhteystietomme

Sinulla on oikeus saada tietoa muun muassa siitä, mihin tarkoituksiin käytämme henkilötietojasi ja millä tavalla sen teemme. Tämä sivu auttaa sinua siinä. Tavoitteemme on, että saat kokonaiskuvan siitä, mitä tarkoittaa henkilötietojen käsittely aluehallintovirastossa ja miksi käsittelemme niitä.

Sinulla on oikeus saada tieto siitä, käsittelemmekö tai tallennammeko sinua koskevia henkilötietoja toiminnassamme. Jos emme käsittele henkilötietojasi, sinulla on oikeus saada tieto myös siitä.

Sinulla on oikeus pyytää pääsyä tietoihisi tai tietojesi oikaisemista tai poistamista tai niiden käsittelyn rajoittamista. Lisäksi sinulla on joissakin tapauksissa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä.

• Oikeus tarkistaa omat tiedot
  Voit pyytää ja saada nähtäväksesi palveluihimme tallennetut henkilötietosi. Lähetä alla oleva tietopyyntölomake Etelä-Suomen aluehallintoviraston kirjaamoon. 
• Tietojen oikaiseminen tai täydennys
  Jos huomaat, että tietosi ovat puutteellisia tai virheellisiä, voit pyytää meitä korjaamaan ne alla olevalla lomakkeella. Kerro, mikä tieto on virheellinen ja perustele, miksi. Kerro myös, miten tietoja tulisi muuttaa. Lähetä kirjallinen tietojen oikaisupyyntö Etelä-Suomen aluehallintoviraston kirjaamoon.
• Käsittelyn rajoittaminen
  Jos olet ilmoittanut, että tietosi ovat virheellisiä, sinulla on oikeus pyytää niiden käsittelyn rajoittamista, kunnes olemme varmistaneet tietojesi paikkansapitävyyden. Voit pyytää meitä rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä alla olevalla lomakkeella.
• Tietojen poistaminen ja suostumuksen peruutus
  • Periaatteemme on, että poistamme kaikki henkilötietosi, joiden säilyttämiseen ja tallentamiseen ei ole lainmukaista perustetta. Teemme tämän heti, kun tämä lainmukainen peruste henkilötietojesi käsittelyyn on lakannut.
  • Tietyissä tilanteissa voit pyytää kirjallisesti meitä poistamaan henkilötietosi alla olevalla lomakkeella. Tällöin sinun pitää osoittaa, että henkilötietojesi poistamiseen on olemassa yleisen tietosuoja-asetuksen 17 artiklan mukainen peruste. Poistamme tietosi, jos niiden säilyttäminen ei ole tarpeen tehtäviemme suorittamisen perusteella tai muulla lainmukaisella perusteella.
  • Voit lopettaa uutiskirjeen ja tiedotteidemme tilauksen sähköpostiviestin lopussa olevan toiminnon kautta. 
• Henkilötietojen käsittelyä koskeva valitus tai kantelu
  Voit valittaa tai tehdä kantelun tietojesi käsittelystä tietosuojavaltuutetulle. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot. 

Jos tarvitset lisätietoja henkilötietojesi käsittelystä aluehallintovirastossa, ota yhteyttä tietosuojavastaavaamme.

Toimintaamme sovelletaan julkisuuslain mukaista julkisuusperiaatetta. Tämän perusteella voimme antaa julkisia henkilötietoja nähtäväksi pyydettäessä. Lisäksi voimme luovuttaa henkilötietoja pyynnöstä julkisuuslain mukaisesti.

Voimme luovuttaa salassa pidettäviä henkilötietoja, jos:

1. olet antanut suostumuksesi siihen, että sinuun liittyviä salassa pidettäviä henkilötietojasi saa luovuttaa
2. pyydät salassa pidettäviä henkilötietoja, kun olet asianosainen asiassa (asianosainen on henkilö, jonka oikeutta, etua tai velvollisuutta asia koskee)
3. sinulla on olemassa muuhun lakiin perustuva oikeus, jonka perusteella salassa pidettäviä henkilötietoja voidaan luovuttaa.

Säilytämme henkilötietojasi aluehallintovirastossa ainoastaan niin kauan, kun se on tarpeellista. Lisäksi säilytämme niitä sen mukaan, mitä säilyttämisajoista on määrätty

• arkistolaissa
• arkistolaitoksen määräyksissä
• aluehallintoviraston arkistonmuodostussuunnitelmassa.

Käsittelemme henkilötietojasi pääsääntöisesti yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 6 artiklan 1 kohdan e alakohdan mukaisesti yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen ja aluehallintovirastoille kuuluvan julkisen vallan käyttämiseen. Tätä täydentävät tietosuojalain (1050/2018) 4 §:n 1 ja 2 kohdan mukaiset perusteet. Siltä osin kuin kysymyksessä on aluehallintovirastolle laissa määrätty nimenomainen tehtävä, perustuu henkilötietojen käsittelymme yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohdan mukaiseen lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen. Esimerkiksi tiettyjen henkilötietojen tallentaminen alkoholielinkeinorekisteriin alkoholilupahakemuksen käsittelyn yhteydessä perustuu aluehallintoviraston alkoholilain (1102/2017) 66 §:n mukaisiin velvoitteisiin.

Silloin kun asiasi käsittely edellyttää erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien henkilötietojen käsittelyä, käsittelemme niitä yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 9 artiklan 2 kohdan g alakohdan mukaisesti. Tätä perustetta täydentää tietosuojalain (1050/2018) 6 §:n 1 momentin 2 kohta.

Asiointisi yhteydessä voimme käsitellä henkilötietojasi, jotta noudatamme hallintolain (434/2003) 8 §:n mukaista viranomaisen yleistä neuvontavelvoitetta. Sähköisen asioinnin yhteydessä voimme käsitellä henkilötietojasi, jotta voimme tarjota sinulle mahdollisuuden hoitaa asiaasi sähköisten palvelukanavien kautta sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetun lain (13/2003) 5-6 §:n sekä digitaalisten palvelujen tarjoamisesta annetun lain (306/2019) mukaisesti.

Tehtävistämme on säädetty aluehallintovirastoista annetun lain (896/2009) 4 §:ssä ja aluehallintovirastoista annetun valtioneuvoston asetuksen (906/2009) 2 §:ssä. Lisäksi tehtäviimme kuuluvia tarkempia säännöksiä sisältyy useisiin erityislakeihin, joissa meille on annettu toimeenpano-, ohjaus- ja valvontatehtäviä.