A költségvetés-ellenőrzés áttekintése

Ez a cikk bemutatja a költségvetés-ellenőrzési funkciót, és segítséget nyújt a költségvetés-ellenőrzésnek a szervezet pénzügyi erőforrásainak kezelésére való konfigurálásában.

A költségvetés-ellenőrzés támogatja a szervezet pénzügyi erőforrásainak kezelését a számlatükr, a munkafolyamatok, a felhasználócsoportok, a forrásdokumentumok és a naplók, a rendelkezésre álló alapok konfigurálható számítása, a költségvetési ciklusok és a küszöbértékek segítségével. Ha a szabályzók a helyén vannak, a szervezet megtervezheti, megmérheti, kezelheti és előre jelezheti a pénzügyi forrásokat a pénzügyi évben.

Miután a költségvetéseket jóváhagyták a rendszerben, a költségvetési tervek használatával lehet létrehozni Költségvetési tételjegyzék-bejegyzéseket a szervezetre vonatkozó kiadási költség rögzítéséhez. Másik lehetőségként létrehozhat vagy importálhat a külső programokból költségvetési tételjegyzék-bejegyzéseket a költségvetés-tervezési funkció használata helyett.

A fő számlák és a pénzügyi dimenziók használatával lehet rögzíteni a kiadásokokat. Konfigurálhatja a teljes kiadások vezérlőjét a szervezet szabályainak és követelményeinek teljesítéséhez a pénzügyi dimenziók és a fő számlák kombinációinak csoportosításával.

A következő diagram a költségvetés-ellenőrzés helyét mutatja egy tipikus költségvetési ciklusban.

A költségvetés-ellenőrzést különböző szempontok szerint lehet beállítani:

• Pénzügyi dimenziók – milyen pénzügyi dimenziókat kell használni a költségvetések és a tényleges adatok jelentéséhez, és milyen pénzügyi dimenziók szükségesek a költségvetések ellenőrzéséhez? Vannak meghatározott dimenziókombinációk vagy fő számlák, amelyek különös figyelmet igényelnek? Például van olyan követelmény, ami alapján követni kell a ténylegesek között a költségvetést költséghely és program szerint? Szükséges az utazási költségekhez különösebb figyelem?
• Idő – melyik időkeretet (pénzügyi időszak, pénzügyi időszak a mai dátumig így tovább) használja a rendelkezésre álló költségvetési alapok kiértékeléséhez?
• Forrásdokumentumok – melyik forrásdokumentumokat kell költségvetés-ellenőrzésre kiértékelni? Szükséges a dokumentumokat soronként vagy dokumentumonként kiértékelni?
• Rendelkezésre álló alapok kiszámítása – Figyelembe kell venni a rendelkezésre álló alapok számításában a beszerzési igényléseket (előzetes kötelezettségvállalásokat) és a beszerzési rendeléseket (kötelezettségvállalásokat). Figyelembe kell venni a vázlat állapotú dokumentumokat a számítás során?
• Engedély felülbírálása – kinek van engedélye a rendelkezésre álló költségvetés túllépése érdekében?

A költségvetés-ellenőrzés teljesen integrálva van az alkalmazással: Emiatt a rendelkezésre álló költségvetést kiértékelheti a tervezett beszerzésekre és a tényleges beszerzésre vonatkozóan egyaránt. Elérhetők a költségvetés lekérdezések és jelentések. Ezért a felhasználók kiértékelhetik a költségvetést a költségvetési cikluson keresztül, és bármennyi szükséges kiigazítást végezhet a költségvetés-verzió vagy átutalások formájában. A költségvetés-kezelő exportálhatja a költségvetést és tényleges kiadásokat a Microsoft Excel hogy szükség szerint jobban tudja elemezni és előre jelezni a folyamatokat.

Költségvetés-ellenőrzés konfigurálása

Költségvetési ciklus időtartama

Az alapvető költségvetés-ezés konfigurálása után a költségvetés-ciklus időtartamlapján meg lehet határozni a költségvetés-ezés és a költségvetés-ellenőrzés kezdő és záró időszakát . A költségvetési ciklusok gyakran egyeznek a pénzügyi naptárral, de pénzügyi évekre is kiterjedhetnek.

A konfiguráció következő lépései a Költségvetés-ellenőrzés konfigurációs lapról megnyitott lapokon jelennek meg.

Paraméterek meghatározása

A költségvetés számára engedélyezett pénzügyi dimenziók alapján használhatja az összes pénzügyi dimenziót a költségvetés-ellenőrzésre vagy azok egy részére vonatkozóan.

Megadhatja azt az alapértelmezett időintervallumot is ( például Pénzügyi év, Pénzügyi év a mai dátumig, Pénzügyi időszak vagy Negyedév), amely a kapcsolódó költségvetés időtartama alatt lefut. Megadhatja egy alapértelmezett költségvetés-kezelőjét és a küszöbértéket, amellyel értesítik a felhasználót, ha már elérte a küszöbértéket. Az ezekben a mezőkben szereplő értékeket alapértelmezett értékekként használnak bármely létrehozott költségvetési csoportban vagy új költségvetés-ellenőrzési szabályban. Az alapértelmezett értékeket azonban módosítani lehet az egyes csoportokra és szabályokra vonatkozóan.

A költségvetések létrehozásának és rögzítésének módja a költségvetés-jegyzékben segít meghatározni a kiválasztott időtartamot az elérhető költségvetési pénzalapok kiértékelésekor. Ha egy dimenzióérték kombináció évre vetített mennyiségét kifejlesztik és használják a pénzügyi év vagy a pénzügyi év megközelítése az adott dátumig értelmet nyer. Ugyanakkor, ha egy szervezet pénzügyi időszak szerint hoz létre költségvetéseket vagy részletesebb irányítást megkövetelő pénzügyi időszakokhoz csoportosít, akkor megfontolandó a pénzügyi időszak az adott dátumig vagy negyedéves időtartamig történő alkalmazása.

Továbbá egy szervezeti kultúra fontos szerepet játszik a konfigurációban is, mivel kapcsolódik a költségvetés-tervezéshez és a költségvetési-ellenőrzéshez.

Költségvetés-túllépési engedélyek

Ezután a Költségvetés-túlóra engedélyei lapon felhasználócsoportokat is megadhat. Megadhatja azt is, hogy azoknak a felhasználóknak, akik a csoport tagjai lehetőségük legyen a költségvetés átlépéséhez. Megakadályozhatja, hogy a felhasználók túllépzék a költségvetés túllépését a Költségvetés paraméterei oldalon beállított költségvetési küszöbértéket, vagy megakadályozhatják, hogy a költségvetést a küszöbértéktől függetlenül bármilyen összeggel túllépzék. Attól függően, hogy egy szervezet mennyire proaktív módon kezeli kiadásait, ezek az engedélyek segíthetnek a pénzügyi források kezelésében.

Rendelkezésre álló költségvetési források

Ezután a Rendelkezésre álló költségvetési alapok lapon megadhatja a rendelkezésre álló költségvetési alapok kiszámítására használt képletet. Attól függően, hogy a vállalat mennyire konzervatívan kezeli a pénzügyi forrásokat, vagy a szabályozásoktól vagy az iparági követelményektől függően a számítás vázlatot vagy fel nem adott dokumentumokat tartalmazhat.

Dokumentumok és naplók

A Dokumentumok és naplók lapon kiválaszthatja, hogy mely forrásdokumentumokat és naplókat kell a költségvetés-ellenőrzési ellenőrzésnek kitéve, és hogy a csekkek a sorbejegyzés vagy a teljes dokumentum szintjén lesznek-e. Továbbá az Microsoft Dynamics új költségvetés-ellenőrzési dokumentumszűrés-növelő funkció, amely a 10.0.27-es verzió 365-ös verziójában érhető el, lekérdezés alapú szűrőt biztosít minden egyes, a költségvetés-ellenőrzésben szereplő dokumentumhoz. Ebből következően megadhatja, hogy mely költségvetés-ellenőrzési dokumentumokat ellenőrzi a rendszer. Ily módon a funkció csak a dokumentumtípusnak csak egy készletét teszi lehetővé költségvetés-ellenőrzésre. Például csak olyan beszerzési rendeléseket lehet ellenőrizni, amelyeknél a Készlet mező 01-re van állítva. A Dokumentumok és naplók laphoz hozzáadott új oszlop jelzi, hogy meg van-e adva lekérdezés a kiválasztott dokumentumtípushoz. Ezen kívül a dokumentumrács fölötti eszköztárhoz hozzáadott két új gomb használatával lehet szűrést hozzáadni, szerkeszteni vagy törölni.

Egyeztesse a kiválasztott forrásbizonylatokat az elérhető költségvetési alapok számításaiban szereplő egyenlegek jelölőnégyzeteivel. Ha például a költségvetési foglalásokat választotta a kötelezettségvállaláshoz, akkor a Beszerzési rendelések lehetőséget kell választania. Amikor költségvetés-ellenőrzés történik egy beszerzési sorban lévő összegekre és számlákra, a foglaláshoz társított költségvetés-ellenőrzési kategória Kötelezettségvállalás. Amikor a beszerzési igénylés összegeire és számláira költségvetés-ellenőrzés történik, a foglaláshoz társított költségvetés-ellenőrzési kategória előzetes kötelezettségvállalás.

Ha a kötelezettségvállaláshoz és/ vagy az előzetes kötelezettségvállaláshoz szükséges költségvetési foglalások szerepelnek a rendelkezésre álló költségvetési alapok számításában, és a főkönyvbe való feladások során is tükröződnie kell, akkor ezeket a beállításokat a Kötelezettségkönyvelés csoportban a Főkönyv paraméterei oldalon kell megjelölni.

Költségvetési modellek társítása

Ezután a Költségvetési modellek hozzárendelése lapon költségvetési modelleket rendelhet hozzá ahhoz a költségvetési ciklus időtartamhoz, amelybe a költségvetés-ellenőrzésnek szerepelnie kell.

Költségvetés-ellenőrzési szabályok meghatározása

Ezután a Költségvetés-ellenőrzési szabályok megadása lapon konkrét szabályokat kell létrehoznia a költségvetés-ellenőrzésre engedélyezett pénzügyi dimenziók alapján. Például, ha a kiadáson vagy egy részlegre vonatkozó kiadások tartományán van a fókusz, akkor ezen a lapon található beállítások segítségével meghatározhatja és kiszámíthatja azokat a kiadásokat. Minden egyes költségvetés-ellenőrzési szabályra vonatkozóan meghatározhatja a küszöbéréket.

Főszámlák kiválasztása

Ha a Fő számla nincs kiválasztva költségvetés-ellenőrzési dimenzióként a Paraméterek megadása lapon, de bizonyos kiadások kezelése történik, ezeket a kiadásokat a Fő számlák kiválasztása lapon választhatja ki. Ha a fő számla költségvetés-ellenőrzési dimenzióként van kiválasztva, nincs szükség bejegyzésekre.

Költségvetési csoportok meghatározása

Ezután a Költségvetéscsoportok definiálása lapon tetszés szerint megadhatja a pénzügyi dimenziók olyan egyedi kombinációit, amelyekben a költségvetési erőforrások másodlagos költségvetés-ellenőrzéshez vannak összesve. Létrehozhat egy egyedi rekordot, amely tartalmazza az egész szervezetet, vagy megadhat több csoportot az önálló osztályok vagy költséghelyek képviseletére.

Üzenetszintek meghatározása

Ha a költségvetés-ellenőrzési figyelmeztető üzeneteket le kell tiltani minden felhasználócsoport esetében, akkor ezeket a csoportokat az Üzenetszintek megadása lapon adhatja meg. A felhasználói csoportok tagjai továbbra is megkapják a hibaüzenetet, ha túllépik a költségvetés-túllépésen alapuló elérhető költségvetési alapokat.

Költségvetés-ellenőrzés aktiválása

A költségvetés-ellenőrzés konfigurálása után be lehet kapcsolni, majd aktiválni lehet a Költségvetés-ellenőrzés aktiválása lapon . A vázlatverzió ezután hatályba fog válni.

Ezenkívül vegye figyelembe, hogy azokat a tranzakciókat a költségvetési tételjegyzék-bejegyzéseket beleértve, amelyek feladásra kerültek a költségvetés-ellenőrzés bekapcsolása előtt nem veszi figyelembe a költségvetés-ellenőrzés. Ezért a költségvetés-ellenőrzés bekapcsolása csak az új költségvetési időszak kezdetekor ajánlott. Győződjön meg arról, hogy a Költségvetésjegyzék bejegyzései tartalmazzák a költségvetés kezdő egyenlegeit a költségvetés-ellenőrzésre vonatkozóan, és hogy a költségvetési egyenlegek frissítése csak a költségvetési-ellenőrzés bekapcsolását követően ment végbe. Bármilyen megnyitott dokumentum (pl. Beszerzési rendelés) ellenőrzi a program az elérhető forrásokra vonatkozóan és költségvetési tartalékot hoz létre a költségvetés-ellenőrzéshez, ha a felhasználó manuálisan lefuttatja a költségvetés-ellenőrzést a dokumentumban.

Költségvetés-ellenőrzés használata

A költségvetés-ellenőrzés aktiválását követően, költségvetés-ellenőrzési figyelmeztetést és hibaüzenetet kap a költségvetés-ellenőrzéshez beállított dokumentumokban és naplókban. Ne feledje, hogy a költségvetés-ellenőrzést beállíthatja úgy, hogy a felhasználók figyelmeztetést kapnak, ha meghaladja a költségvetési alapokat, de továbbra is megerősítheti vagy feladhatja a tranzakciókat. A sikertelen költségvetés-ellenőrzések részleteit a Költségvetés-ellenőrzési hibák és figyelmeztetések lapon lehet megtekinteni.

Erről a lapról a felhasználók részletezhetik a Költségvetés-ellenőrzési statisztika időszak szerint lapot, és megtekinthetik a költségvetés-ellenőrzési dimenzió kijelölt kombinációjának rendelkezésre állási adatait és foglalását. A felhasználók a Költségvetés-ellenőrzés statisztikai lapra is beáshat, ha a költségvetés-ellenőrzésben használt pénzügyi dimenzió kombinációk költségvetés-elérhetőségét is megtekinthetik.

Ha a beszerzési rendelések költségvetés-ellenőrzése be van kapcsolva, akkor a költségvetés-kezelő a főkönyvi költségvetések és előrejelzések munkaterületén ellenőrizheti az összes olyan meg nem erősített beszerzési rendelés várólistáját, amelyekhez költségvetés-ellenőrzési figyelmeztetések és hibák vannak. Ha a költségvetés-kezelő rendelkezik költségvetés átlépési engedéllyel, akkor jóváhagyható a beszerzési rendelés közvetlenül a munkahelyen.