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Creare il piano di governance della collaborazione

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È sempre meglio iniziare il passaggio a Microsoft 365 con una visione chiara:

  • Quali sono i tuoi obiettivi aziendali principali?

  • In che modo gli strumenti e le funzionalità forniranno valore all'intera organizzazione e ai singoli dipendenti?

  • Come si misura il successo?

Una chiara dichiarazione di visione fornisce indicazioni critiche per gli inevitabili compromessi decisionali che dovrai prendere nel pensare al tuo piano di governance. Il livello di formalità e la profondità a cui è necessario documentare il piano di governance devono essere allineati ai risultati che si desidera ottenere. La visione fornisce quindi un quadro sia per il contesto che per gli investimenti nella governance.

Microsoft 365 crea nuovi paradigmi per le tecnologie a supporto dell'azienda. Questi nuovi paradigmi cambiano il modo in cui queste tecnologie vengono adottate, gestite e gestite.

La governance di Microsoft 365 deve integrare i criteri esistenti che regolano gli ambienti locali. Tuttavia, poiché il cloud offre nuove opportunità per supportare l'azienda, è importante comprendere queste opportunità e pensare a un approccio di governance che crei un equilibrio appropriato tra gli obiettivi degli utenti, i rischi aziendali e i requisiti normativi e del settore.

Pensare innanzitutto alla governance significa iniziare il percorso di Microsoft 365 con alcune decisioni chiave per la posizione migliore per il successo complessivo. Alcune di queste decisioni includono:

Non esiste una risposta perfetta a queste domande: le risposte corrette sono quelle che bilanciano i rischi e i vantaggi per l'organizzazione.

Cosa significa governance per Microsoft 365?

La pianificazione della governance per Microsoft 365 consiste nell'assicurarsi di proteggere gli asset di informazioni critiche riducendo al minimo i rischi. La governance include diverse aree chiave, ognuna delle quali deve essere pianificata, coordinata e adattata per adeguarsi alle mutevoli esigenze organizzative e all'evoluzione della tecnologia.

  • Operational Assurance : mantenere operativa la piattaforma, garantendo le prestazioni. Si tratta in gran parte di un'attività IT con la maggior parte del lavoro fornito da Microsoft.

  • Information Assurance : gestione del contenuto durante tutto il ciclo di vita, trattamento delle informazioni come asset, tra cui gestione dei record, conformità e sicurezza. La garanzia delle informazioni richiede una comprensione degli obiettivi aziendali e dei requisiti normativi. Idealmente, si vogliono usare criteri automatizzati che impediscono agli utenti di commettere errori o avvisarli in scenari in cui devono prendere una decisione informata. Quando non è possibile applicare in base ai criteri, è necessario pianificare l'istruzione e la formazione.

  • Garanzia dei risultati : guidare i proprietari di siti o team autorizzati nella giusta direzione per ottenere risultati aziendali. La garanzia dei risultati consiste principalmente nel fornire indicazioni agli autori di contenuti e ai proprietari di siti, gruppi e team, assicurandosi che sia disponibile la formazione appropriata per assicurarsi che sappiano come fare buone scelte per ottenere i risultati desiderati all'interno degli standard e delle procedure aziendali complessive.

La pianificazione della governance dovrebbe venire prima di tutto, ma la governance deve essere un aspetto che viene continuamente rivisto in un processo iterativo. Man mano che il patrimonio dati cambia nel tempo, è necessario rivedere le decisioni di governance per adattarsi alle mutevoli esigenze aziendali e alla disponibilità delle funzionalità. È possibile che sia necessaria una maggiore supervisione per garantire la conformità. È possibile che sia necessaria una minore supervisione per incoraggiare un'applicazione più creativa delle funzionalità di base. È possibile che i ruoli e le responsabilità debbano essere aggiornati per riflettere le modifiche nella soluzione o le modifiche apportate al modo in cui gli utenti usano applicazioni diverse.

Ad esempio, una delle principali funzionalità di Microsoft 365 è la possibilità di collaborare facilmente con persone esterne all'organizzazione. Alcune organizzazioni in alcuni settori scelgono di bloccare tutte le condivisioni esterne. Altri consentono la condivisione esterna in scenari specifici o con organizzazioni specifiche. Non esiste una decisione di governance corretta o sbagliata quando si tratta di condivisione esterna e esistono molti scenari diversi in cui è possibile abilitare impostazioni diverse in Microsoft 365 per consentire la condivisione in alcuni casi e bloccarla in altri. Se si sta appena iniziando il percorso da un ambiente locale al cloud, è importante considerare le decisioni di condivisione esterna e comprendere i vantaggi e i rischi associati alle diverse opzioni disponibili.

Considerare prima di tutto la governance

L'investimento in Microsoft 365 è buono solo quanto il valore dei contenuti e delle esperienze abilitate, quindi pensare alla governance all'inizio del percorso garantisce che non si blocchi o si abiliti troppo prima di avere avuto la possibilità di comprendere e valutare le implicazioni di ogni decisione. Sono disponibili più "manopole e quadranti" che è possibile attivare in Microsoft 365. Un piano di governance efficace è fondamentale per raggiungere gli obiettivi aziendali, ma la governance consiste nel bilanciare i rischi con i vantaggi. Se blocchiamo tutto, le persone troveranno un modo per aggirare le regole se hanno bisogno di farlo per portare a termine il lavoro.

Pensare innanzitutto alla governance consente di:

  • Bilanciare i rischi e i vantaggi. L'attenta revisione delle decisioni di governance nelle prime fasi della distribuzione consente alle organizzazioni di comprendere l'ambiente completo( business, normative, legali, conformità) e di pianificare una soluzione che ottimizza per tutti i risultati, bilanciando i rischi con i vantaggi, accettando talvolta il rischio e altre volte, scegliendo di non accettare il rischio. Se si prendono decisioni informate in anticipo, si ottengono risultati migliori senza contenuti tentacolare e non gestiti.

  • Adattarsi a organizzazioni diverse e a diversi tipi di contenuto e scenari. Le decisioni di governance sono decisioni univoche per ogni organizzazione: una dimensione non è adatta a tutte. Non solo ogni organizzazione ha esigenze di governance diverse, ma le decisioni di governance spesso non sono le stesse per ogni tipo di contenuto in Microsoft 365. Ad esempio, la governance per il contenuto del team può essere diversa dalla governance per il contenuto Intranet e dai singoli contenuti in OneDrive.

  • Allinearsi alle priorità aziendali. Il momento per iniziare a pensare alla governance è quando si identificano le principali priorità aziendali per le soluzioni create in Microsoft 365. Questi risultati aziendali chiave definiscono il contesto per la pianificazione della governance. Questo è importante perché gli obiettivi aziendali possono aiutarti a definire il tempo e l'energia necessari per investire nella governance. Ad esempio, se il miglioramento dell'individuabilità dei contenuti nell'organizzazione non è molto importante, probabilmente non è necessario dedicare troppo tempo all'applicazione o alla pianificazione delle convenzioni di denominazione dei file. Se, d'altra parte, si vuole contribuire a ridurre le istanze di più versioni dello stesso documento in vari repository in tutta l'organizzazione, le decisioni di governance richiedono processi e criteri e formazione per garantire che gli autori di contenuti comprendano come assegnare un nome ai file e seguano le linee guida "una copia di un documento" per assicurarsi che il contenuto venga pubblicato in una sola posizione. Significa anche che è necessario un processo per assicurarsi di non creare inutilmente più siti o team per lo stesso scopo.

Come dobbiamo comunicare sulla governance?

Molte decisioni di governance possono essere implementate attivando o disattivando le funzionalità in Microsoft 365. Ciò può aiutare a applicare gli standard di governance, ma potrebbe non aiutare gli utenti dell'organizzazione a capire cosa è disponibile per loro e perché (o perché no).

Tradizionalmente, i team di governance hanno creato documenti lunghi che delineano ogni decisione di governance. Sfortunatamente, questi lunghi documenti raramente sono stati letti, il che significa che i requisiti di governance che si basano sulle persone per applicare raramente hanno funzionato. Provare a evitare di creare documenti lunghi destinati a più gruppi di destinatari mentre si pensa a come comunicare le decisioni chiave di governance. Pensa invece a queste alternative:

  • Incorporare le decisioni di governance direttamente nelle soluzioni create. Se vuoi assicurarti che le informazioni sensibili siano protette in Microsoft 365, implementa le etichette di riservatezza per assicurarti che gli utenti non espongono accidentalmente informazioni che non dovrebbero esporre. Bloccare le applicazioni in cui non è possibile fornire la protezione appropriata. Altre informazioni sulle etichette di riservatezza.

  • Rinforzare con il training. Adattare soluzioni come i percorsi di apprendimento di Microsoft 365 per garantire che le aspettative specifiche dell'organizzazione siano rafforzate con la formazione fornita da Microsoft.

  • Recapita come sito, non come documento. Creare il proprio Centro adozione Microsoft 365 in un sito di comunicazione di SharePoint per garantire che gli autori di contenuti e i proprietari del sito e del team comprendano non solo "come" ma anche "come dovrebbe". Creare pagine specifiche dell'argomento che affrontano diversi scenari aziendali per fornire indicazioni e procedure consigliate per usare o abilitare funzionalità diverse in SharePoint e Teams e in altre applicazioni per ottenere risultati aziendali. Rendere queste pagine parte della intranet di SharePoint.

Quali sono i principali fattori di successo?

Incorporare questi fattori di successo chiave per garantire una corretta pianificazione della governance per Microsoft 365.

Identificare il team di base della governance

La governance è uno sport di squadra. Assicurarsi che il team di pianificazione della governance di base includa rappresentanti sia aziendali che IT. È probabile che il team debba soddisfare più frequentemente all'inizio dell'implementazione e quindi esaminare periodicamente le nuove funzionalità e le nuove aspettative aziendali.

Esaminare le principali decisioni di governance, ma non provare a prendere tutte le decisioni contemporaneamente. Prendere le decisioni critiche relative al provisioning, alla denominazione e all'accesso esterno e quindi eseguire le decisioni rimanenti.

Oltre alla condivisione esterna, illustrata in precedenza, un'altra decisione chiave per ogni organizzazione è come effettuare il provisioning di siti e gruppi. Ad esempio, si consideri quanto segue:

  • Poiché è così facile per gli utenti creare gruppi e team di Microsoft 365, è possibile aprire la creazione di gruppi e team in modo che l'IT non sia inondato di richieste di crearli per conto di altre persone. Per evitare l'espansione, è possibile creare un flusso di lavoro personalizzato che invia un messaggio di posta elettronica con governance, formazione e altre informazioni ai creatori di gruppi e team. Ad esempio, "Hai appena creato un sito/team, una community e così via. -- ecco le tue responsabilità e i tuoi collegamenti alla formazione...") D'altra parte, a seconda della tua azienda, potresti voler controllare chi ha la possibilità di creare gruppi.

  • Per controllare la modalità di creazione dei siti di SharePoint, è possibile nascondere il collegamento Crea sito nella pagina iniziale di SharePoint. Creare un modulo personalizzato o creare una progettazione del sito personalizzata e uno script del sito per automatizzare il provisioning di nuovi siti di SharePoint moderni usando una struttura di sito predefinita che può includere collegamenti alle procedure consigliate per la governance e il training.

Allineare le decisioni agli obiettivi aziendali

Gli obiettivi dei risultati aziendali devono essere il driver principale per le decisioni di governance:

  • Comprendere i requisiti normativi che influiscono sull'organizzazione. Alcune delle decisioni chiave e i requisiti di implementazione potrebbero dover essere allineati all'ambiente in cui si opera.

  • Cerca di non essere intrappolato in "È quello che abbiamo sempre fatto". Il cloud e la crescente globalizzazione di molte organizzazioni introduce nuove opportunità. Verificare i presupposti se non sono allineati agli obiettivi aziendali. È possibile ridurre le regole per alcuni scenari o per alcune persone? È possibile ottenere lo stesso risultato aziendale usando le funzionalità di Microsoft 365 anziché bloccare completamente un'attività?

  • Se si blocca tutto, la gente troverà una soluzione. Provare a comprendere i principali scenari aziendali che gli utenti vogliono abilitare e fornire linee guida e formazione in base alle esigenze.

  • Prendere in considerazione l'incorporazione di attività per esaminare siti e attività chiave per assicurarsi che i proprietari del sito e del team stiano seguendo le indicazioni sulla governance.

Definire ruoli e responsabilità

Oltre al team di governance, esistono diversi altri ruoli o team chiave che possono aiutare a posizionare l'organizzazione per il successo con Microsoft 365. Alcuni ruoli possono essere combinati o occupati dalla stessa persona e altri potrebbero non essere appropriati per tutte le organizzazioni. La maggior parte delle organizzazioni ha un Executive Sponsor per Microsoft 365 nel suo complesso e alcune hanno anche un comitato direttivo o un team per Microsoft 365 nel suo complesso o solo per la Intranet. Altre informazioni sui ruoli di amministratore completi e sulle autorizzazioni disponibili in Microsoft 365.

Rivisitare i cambiamenti aziendali e tecnologici

La governance per Microsoft 365 non è "una sola volta". Avere un piano per rimanere aggiornati su ciò che sta cambiando in Microsoft 365 e adattare le linee guida di governance, se necessario. Questo è un motivo importante per cui la creazione di un documento di governance lungo non è una buona idea. Le aziende e le tecnologie cambiano. L'aggiornamento di una pagina Web è semplice. L'aggiornamento e la ridistribuzione di un documento è molto più difficile.

Avere una strategia per comunicare le linee guida e i criteri di governance

In definitiva, il successo delle attività di pianificazione della governance dipende dal modo in cui sono state comunicate le aspettative ai membri dell'organizzazione. Oltre ai suggerimenti descritti in precedenza, tenere presente quanto segue:

  • È possibile incorporare "come dovrebbe" con il training "how to"? In altre parole, è possibile creare un "centro risorse utente" per Microsoft 365 in cui è possibile fornire risorse e formazione per fornire indicazioni e formazione che consentono agli utenti di adottare Microsoft 365 in modo efficace? Il contenuto di governance migliore fornisce indicazioni che consentono a tutti gli utenti di adottare e ottenere il massimo valore da Microsoft 365.

  • È consigliabile creare una certificazione e una nuova certificazione per i proprietari del sito e del team?

  • È possibile creare un programma Microsoft 365 Champions per l'organizzazione? Prendere in considerazione l'adesione al programma mondiale Microsoft 365 Champions per ottenere idee e approcci per il proprio programma di campioni e per connettersi con persone e leader di pensiero simili all'interno e all'interno di Microsoft.

Raccomandazioni per la pianificazione della governance della collaborazione

Governance in Microsoft Cloud Adoption Framework per Azure

Panoramica della governance di SharePoint

Pianificare la governance dell'organizzazione e del ciclo di vita per i servizi dei gruppi

Collaborazione ai file in SharePoint con Microsoft 365