Bevezetés az Access használatába

Ismerkedés az adatbázisokkal

Ez a böngésző nem támogatja a videók lejátszását. Telepítse a Microsoft Silverlightot, az Adobe Flash Playert vagy az Internet Explorer 9-es verzióját.

Próbálja ki!

Az adatbázisok és a webalkalmazások nagy üzleti előnyökkel járhatnak. Az adatbázis-tervezés kritikus fontosságú a célok eléréséhez, legyen szó akár az alkalmazottak adatainak kezeléséről, heti jelentések készítéséről az adatokról, akár az ügyfélrendelések nyomon követéséről. Az adatbázis-tervezés megértéséhez szükséges idő befektetése segít olyan adatbázisok létrehozásában, amelyek az első alkalommal működnek, és alkalmazkodnak a változó igényekhez.

Fontos: Az Access-webalkalmazások eltérnek az asztali adatbázisoktól. Ez a cikk nem tárgyalja a webalkalmazások tervezését.

Fogalmak és kifejezések

Kezdjük azzal, hogy megtanulunk néhány alapfogalmat és fogalmat. Egy hasznos adatbázis megtervezéséhez olyan táblákat hozhat létre, amelyek egy témára összpontosítanak. A táblákban a tárgyhoz szükséges összes adatot mezőkben rögzíti, amelyek a lehető legkisebb adategységet tartalmazzák.

Relációs adatbázisok

Egy adatbázis, amelyben az adatok táblákra vannak osztva, amelyek olyanok, mint a számolótáblák. Minden táblának csak egy tárgya van, például ügyfelek (egy tábla) vagy termékek (egy másik tábla).

Rekordok és mezők

A különálló adatok tárolása egy táblában. A sorok (vagy rekordok) tárolják az egyes egyedi adatpontokat, például az ügyfél nevét. Az oszlopok (vagy mezők) elkülönítik az egyes adatpontokkal kapcsolatban rögzített információkat a lehető legkisebb egységbe – az utónév lehet egy oszlop, a vezetéknév pedig egy másik.

Elsődleges kulcs:

Egy érték, amely biztosítja, hogy minden rekord egyedi legyen. Előfordulhat például, hogy két azonos nevű ügyfél, Elizabeth Andersen. De az egyik Elizabeth Andersen rekord elsődleges kulcsa a 12- es, a másik pedig az 58-as elsődleges kulcs.

Szülő-gyermek kapcsolatok

Táblák közötti gyakori kapcsolatok. Előfordulhat például, hogy egyetlen ügyfél több megrendeléssel rendelkezik. A szülőtáblák elsődleges kulcsokkal rendelkeznek. A gyermektáblák idegen kulcsokkal rendelkeznek, amelyek az elsődleges kulcsból származó értékek, amelyek azt mutatják, hogy a gyermektábla rekordjai hogyan kapcsolódnak a szülőtáblához. Ezeket a kulcsokat kapcsolat köti össze.

Milyen a jó adatbázisterv?

A jó adatbázis-tervezéshez két alapelvet kell alapvetően kialakítani:

  • Kerülje az ismétlődő információkat (más néven redundáns adatokat). Helyet pazarol, és növeli a hibák valószínűségét.

  • Győződjön meg arról, hogy az adatok helyesek és teljesek. A hiányos vagy téves információk lekérdezésekben és jelentésekben haladnak át, és végső soron félretájékoztatott döntésekhez vezethetnek.

Segítség a következő problémák megoldásához:

  • Az adatbázis-információkat szűk fókuszú, tárgyalapú táblákra osztja. Kerülje több tábla információinak duplikálását. (Az ügyfélneveknek például csak egy táblában kell megjelennie.)

  • A táblák összekapcsolása kulcsokkal az adatok duplikálása helyett.

  • Olyan folyamatokat tartalmazzon, amelyek támogatják és biztosítják az adatbázis-információk pontosságát és integritását.

  • Az adatbázist az adatfeldolgozási és jelentéskészítési igények figyelembevételével tervezheti meg.

Az adatbázisok hosszú távú hasznosságának javításához kövesse az alábbi öt tervezési lépést:

1. lépés: Az adatbázis céljának meghatározása

Mielőtt hozzákezd, legyen egy célja az adatbázisnak.

A tervezés koncentráltsága érdekében foglalja össze az adatbázis célját, és tekintse meg gyakran az összefoglalást. Ha például egy kis adatbázist szeretne egy otthoni vállalkozás számára, írjon valami egyszerűt, például: "Az ügyféladatbázis tárolja az ügyféladatok listáját levelezés és jelentések készítése céljából." Vállalati adatbázisok esetén több bekezdésre is szükség lehet annak leírásához, hogy a különböző szerepkörökben lévő személyek mikor és hogyan fogják használni az adatbázist és annak adatait. Létrehozás egy konkrét és részletes küldetési nyilatkozatot, amelyre a tervezési folyamat során hivatkozni kell.

2. lépés: A szükséges információk megkeresése és rendszerezése

Gyűjtse össze a rögzíteni kívánt összes adattípust, például a termékneveket és a rendelésszámokat.

Kezdje a meglévő információ- és nyomkövetési módszerekkel. Előfordulhat például, hogy jelenleg beszerzési rendeléseket rögzít egy tranzakciónaplóban, vagy papíralapú űrlapokon tartja az ügyféladatokat. Ezekkel a forrásokkal listázhatja az aktuálisan rögzített információkat (például az űrlapok összes dobozát). Ha jelenleg nem rögzít fontos információkat, gondolja át, milyen különálló információkra van szüksége. Minden egyes adattípus mezővé válik az adatbázisban.

Ne aggódjon az első lista tökéletessé tétele miatt – idővel finomhangolhatja. De ne vegye figyelembe az összes ember, aki használja ezt az információt, és kérje el ötleteit.

Ezután gondolja át, mit szeretne kihozni az adatbázisból, és hogy milyen típusú jelentéseket vagy levelezést szeretne létrehozni. Ezután győződjön meg arról, hogy rögzíti a célok eléréséhez szükséges információkat. Ha például egy régiónkénti értékesítéseket megjelenítő jelentést szeretne, akkor az értékesítési adatokat regionális szinten kell rögzítenie. Próbálja meg felvázolni a jelentést a tényleges információkkal, ahogy látni szeretné. Ezután listázhatja a jelentés létrehozásához szükséges adatokat. Végezze el ugyanezt az adatbázisból származó levelezések és egyéb kimenetek esetében is.

Példa

Tegyük fel, hogy lehetőséget ad az ügyfeleknek arra, hogy feliratkozhassanak az e-mail rendszeres frissítéseire (vagy kivehessék azokat), és ki szeretné nyomtatni azoknak a listáját, akik feliratkoztak. A Customer (Ügyfél) tábla Send Email (Küldés Email) oszlopára van szükség, amely az Igen és a Nem értékeket teszi lehetővé.

Azok számára, akik hajlandóak e-maileket fogadni, szüksége lesz egy e-mail-címre, amelyhez egy mező is szükséges. Ha megfelelő megszólítást szeretne adni (például Mr., Mrs. vagy Ms.), adjon meg egy Megszólítás mezőt. Ha az ügyfeleket utónév alapján szeretné megcímeztetni az e-mailekben, adjon hozzá egy Utónév mezőt.

Tipp: Ne felejtse el az egyes információkat a legkisebb hasznos részre bontani, például egy ügyféltábla utónevét és vezetéknevét. Általánosságban elmondható, hogy ha egy elem (például az ügyfél vezetékneve) alapján szeretne rendezni, keresni, kiszámítani vagy jelentést készíteni, akkor ezt az elemet a saját mezőjébe kell helyeznie.

3. lépés: Információk felosztása táblákra

Ossza fel az információs elemeket nagyobb entitásokra vagy témákra, például termékekre, ügyfelekre és megrendelésekre. Minden tárgy táblázattá válik.

Miután létrehozta a szükséges információk listáját, határozza meg azokat a fő entitásokat (vagy témákat), amelyekre az adatok rendszerezéséhez szüksége van. Kerülje az adatok entitások közötti duplikálását. Egy termékértékesítési adatbázis előzetes listája például így nézhet ki:

Képernyőkép a témákba csoportosított információs elemekről

A fő entitások a következők: ügyfelek, szállítók, termékek és megrendelések. Tehát kezdje ezzel a négy táblázattal: egy az ügyfelekkel kapcsolatos tényekhez, egy a szállítókkal kapcsolatos tényekhez stb. Lehet, hogy nem ez a végleges kialakítás, de ez jó kiindulási pont.

Megjegyzés: A legjobb adatbázisok több táblát tartalmaznak. Kerülje el a kísértést, hogy minden információt egyetlen táblába helyezzen. Ez duplikált információkat, nagyobb adatbázisméretet és nagyobb hibákat eredményez. Úgy tervezze meg, hogy az egyes tényeket csak egyszer rögzítse. Ha ismétlődő információkat, például szállítói címet talál, alakítsa át az adatbázist úgy, hogy az adatokat egy külön táblába helyezze.

Annak megértéséhez, hogy miért jobb több tábla, mint kevesebb, tekintse meg az itt látható táblázatot:

Termékek és szállítók adatainak képernyőrészlete

Minden sor a termékre és annak szállítójára vonatkozó információkat tartalmaz. Mivel ugyanabból a szállítóból sok terméke lehet, a szállító nevét és címét többször meg kell ismételni. Ezzel lemezterületet pazarol. Ehelyett csak egyszer rögzítse a szállító adatait egy külön Szállítók táblában, majd csatolja a táblát a Products táblához.

A kialakítással kapcsolatos második probléma nyilvánvaló, ha módosítania kell a szállítóval kapcsolatos információkat. Tegyük fel, hogy módosítania kell egy szállító címét. Mivel a cím több helyen jelenik meg, ezért előfordulhat, hogy az egyik helyen módosítja a címet, egy másik helyen viszont elfelejti megtenni. Ha a szállító címét csak egy helyen rögzíti, azzal megoldhatja ezt a problémát.

Végül tegyük fel, hogy a Coho Winery csak egy terméket szállít, és törölni szeretné a terméket, de meg szeretné őrizni a szállító nevét és címét. Ezzel a kialakítással hogyan törölné a termékrekordot anélkül, hogy elveszítené a szállító adatait? A fenti táblában ezt nem teheti meg. Mivel minden rekord egy termékre vonatkozó tényeket tartalmaz a szállítóval kapcsolatos tények mellett, az egyiket nem lehet törölni a másik törlése nélkül. Ha külön szeretné tartani ezeket a tényeket, ossza fel a táblázatot két részre: az elsőre a termékinformációkra, a másodikra pedig a szállítói adatokra. Ezután egy termékrekord törlésekor csak a termékre vonatkozó adatokat törli, a szállítóra vonatkozó tényeket nem.

4. lépés: Az információs elemek oszlopokká alakítása

Döntse el, hogy milyen adatokat kell tárolnia az egyes táblákban. Ezek a különálló adatrészek a tábla mezőivé válnak. Az Alkalmazottak tábla például tartalmazhat olyan mezőket, mint a Vezetéknév, az Utónév és a Felvétel dátuma.

Miután kiválasztotta egy adatbázistábla tárgyát, a tábla oszlopainak csak az adott témával kapcsolatos adatokat kell tárolniuk. Egy terméktáblának például csak a termékekről kell tárolnia a tényeket, a beszállítókról nem.

A táblában nyomon követendő információk meghatározásához használja a korábban létrehozott listát. A Vevők tábla például a következőket tartalmazhatja: Utónév, Vezetéknév, Cím, Küldés Email, Üdvözlet és Email Cím. A tábla minden rekordja (ügyfél) ugyanazt az oszlopkészletet tartalmazza, így minden ügyfél esetében pontosan ugyanazokat az információkat tárolja.

Létrehozás az első listát, majd tekintse át és finomítsa. Ne felejtse el lebontani az információkat a lehető legkisebb mezőkre. Ha például a kezdeti listában a Cím mező szerepel, bontsa fel a címeket utcacím, város, állam és irányítószám – vagy ha az ügyfelek globálisak – még több mezőre. Így például a megfelelő formátumú levelezést végezheti el, vagy jelentéseket készíthet a megrendelésekről államonként.

Az egyes táblák adatoszlopainak finomítása után készen áll az egyes táblák elsődleges kulcsának kiválasztására.

5. lépés: Elsődleges kulcsok megadása

Határozza meg az egyes táblák elsődleges kulcsát. Az elsődleges kulcs, például a Termékazonosító vagy a Rendelésazonosító, egyedileg azonosítja az egyes rekordokat. Ha nem rendelkezik egyértelmű, egyedi azonosítóval, az Access használatával hozzon létre egyet.

Az egyes táblák egyes sorainak egyedi azonosítására van szükség. Emlékszel a korábbi példára, ahol két ügyfélnek ugyanaz a neve? Mivel a nevüket megosztják egymással, külön-külön kell azonosítani őket.

Ezért minden táblának tartalmaznia kell egy oszlopot (vagy oszlopkészletet), amely egyedileg azonosítja az egyes sorokat. Ezt elsődleges kulcsnak nevezik, és gyakran egyedi szám, például alkalmazotti azonosítószám vagy sorozatszám. Az Access elsődleges kulcsokat használ több tábla adatainak gyors társításához és az adatok összehozásához.

Néha az elsődleges kulcs két vagy több mezőből áll. Egy rendelések sortételeit tároló Rendelés részletei tábla például két oszlopot használhat az elsődleges kulcsában: a Rendelésazonosítót és a Termékazonosítót. Ha egy elsődleges kulcs egynél több oszlopot használ, összetett kulcsnak is nevezik.

A Termékek tábla képernyőrészlete

Ha már rendelkezik egyedi azonosítóval a táblázatban szereplő információkhoz, például a katalógusban szereplő egyes termékeket egyedileg azonosító termékszámokhoz, használja azt, de csak akkor, ha az értékek megfelelnek az elsődleges kulcsokra vonatkozó szabályoknak:

  • Az azonosító minden rekordnál más lesz. Az elsődleges kulcsokban nem megengedettek az ismétlődő értékek.

  • Az elemnek mindig van értéke. A táblában minden rekordnak rendelkeznie kell elsődleges kulccsal. Ha több oszlopot használ a kulcs létrehozásához (például a cikkcsaládot és a cikkszámot), mindkét értéknek mindig jelen kell lennie.

  • Az elsődleges kulcs olyan érték, amely nem változik. Mivel a kulcsokra más táblák hivatkoznak, az egyik tábla elsődleges kulcsának módosítása azt jelenti, hogy mindenhol megváltozik, ahol hivatkoznak rá. A gyakori módosítások növelik a hibák kockázatát.

Ha nem rendelkezik egyértelmű azonosítóval, használjon egy tetszőleges, egyedi számot elsődleges kulcsként. Előfordulhat például, hogy minden rendeléshez egyedi rendelésszámot rendel a rendelés azonosításához.

Tipp: Ha egyedi számot szeretne létrehozni elsődleges kulcsként, adjon hozzá egy oszlopot a Számláló adattípussal. A Számláló adattípus automatikusan egyedi, numerikus értéket rendel minden rekordhoz. Ez az azonosítótípus nem tartalmaz az általa képviselt sort leíró tényszerű információkat. Ideális elsődleges kulcsként való használatra, mert a számok nem változnak – ellentétben az elsődleges kulccsal, amely egy sorra vonatkozó adatokat tartalmaz, például telefonszámot vagy ügyfélnevet.

Többre kíváncsi?

A mezők, vezérlők és objektumok elnevezési szabályai

Táblák – Bevezetés

Excel – oktatás

Outlook – oktatás

További segítségre van szüksége?

További lehetőségeket szeretne?

Fedezze fel az előfizetés előnyeit, böngésszen az oktatóanyagok között, ismerje meg, hogyan teheti biztonságossá eszközét, és így tovább.

A közösségek segítségével kérdéseket tehet fel és válaszolhat meg, visszajelzést adhat, és részletes ismeretekkel rendelkező szakértőktől hallhat.