Introducere în Access

Introducere în bazele de date

Browserul nu acceptă redarea video. Instalați Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player sau Internet Explorer 9.

Încercați!

Bazele de date și aplicațiile web pot aduce mari avantaje afacerii. Proiectarea bazelor de date este esențială pentru atingerea obiectivelor, indiferent dacă doriți să gestionați informațiile angajaților, să furnizați rapoarte săptămânale pentru date sau să urmăriți comenzile clienților. Investiția timpului pentru a înțelege proiectarea bazelor de date vă va ajuta să construiți baze de date care funcționează corect prima dată și care se adaptează nevoilor în schimbare.

Important: Aplicațiile web Access sunt diferite de bazele de date desktop. Acest articol nu descrie proiectarea aplicațiilor web.

Concepte și termeni

Să începem prin a învăța câțiva termeni și concepte de bază. Pentru a proiecta o bază de date utilă, creați tabele care se concentrează pe un subiect. În tabele, capturați toate datele necesare pentru acel subiect în câmpuri, care conțin cea mai mică unitate posibilă de date.

Baze de date relaționale

O bază de date în care datele sunt împărțite în tabele, care sunt un fel de foi de calcul similare. Fiecare tabel are un singur subiect, cum ar fi clienții (un tabel) sau produsele (alt tabel).

Înregistrări și câmpuri

Stocarea pentru datele discrete dintr-un tabel. Rândurile (sau înregistrările) stochează fiecare punct de date unic, cum ar fi numele unui client. Coloanele (sau câmpurile) izolează informațiile capturate despre fiecare punct de date în cea mai mică unitate posibilă; prenumele poate fi o coloană, iar numele de familie poate fi altul.

Cheie primară

O valoare care asigură că fiecare înregistrare este unică. De exemplu, pot exista doi clienți cu același nume, Elisabeta Andersen. Dar una dintre înregistrările Elisabetei Andersen are numărul 12 drept cheie primară, iar cealaltă are o cheie primară de 58.

Relații părinte-fiu

Relații comune între tabele. De exemplu, un singur client poate avea mai multe comenzi. Tabelele părinte au chei primare. Tabelele fiu au chei străine, care sunt valori din cheia primară care arată cum sunt legate înregistrările de tabel fiu la tabelul părinte. Aceste chei sunt legate printr-o relație.

Ce reprezintă o bună proiectare a bazei de date?

Două principii sunt fundamentale pentru o bună proiectare a bazelor de date:

  • Evitați informațiile dublate (numite și date redundante). Se risipește spațiu și crește probabilitatea erorilor.

  • Asigurați-vă că datele sunt corecte și complete. Informațiile incomplete sau eronate sunt transmise prin interogări și rapoarte și, în cele din urmă, pot conduce la decizii dezinformate.

Pentru a vă ajuta cu aceste probleme:

  • Împărțiți informațiile bazei de date în tabele bazate pe subiect cu o focalizare îngustă. Evitați dublarea informațiilor din mai multe tabele. (De exemplu, numele clienților ar trebui să fie într-un singur tabel.)

  • Uniți tabelele utilizând taste în loc să dublați date.

  • Includeți procese care acceptă și asigură acuratețea și integritatea informațiilor bazei de date.

  • Proiectați-vă baza de date având în vedere necesitățile de procesare și raportare a datelor.

Pentru a îmbunătăți utilitatea pe termen lung a bazelor de date, urmați acești cinci pași de proiectare:

Pasul 1: Determinarea scopului bazei de date

Înainte de a începe, aveți un obiectiv pentru baza de date.

Pentru a vă păstra proiectarea focalizată, rezumați scopul bazei de date și consultați rezumatul des. Dacă doriți o bază de date mică pentru o firmă la domiciliu, de exemplu, puteți scrie ceva simplu, cum ar fi "Baza de date de clienți păstrează o listă de informații despre clienți în scopul de a produce corespondență și rapoarte". Pentru o bază de date de întreprindere, este posibil să aveți nevoie de mai multe paragrafe pentru a descrie când și cum vor utiliza persoanele cu roluri diferite baza de date și datele sale. Create o declarație de misiune specifică și detaliată pentru a face referire la întregul proces de proiectare.

Pasul 2: Găsiți și organizați informațiile necesare

Colectați toate tipurile de informații pe care doriți să le înregistrați, cum ar fi numele produselor și numerele comenzilor.

Începeți cu informațiile și metodele de urmărire existente. De exemplu, poate că în prezent înregistrați comenzile de achiziție într-un registru sau păstrați informațiile clientului pe formulare pe hârtie. Utilizați acele surse pentru a lista informațiile pe care le capturați în prezent (de exemplu, toate casetele din formulare). Acolo unde momentan nu capturați informații importante, gândiți-vă ce informații discrete aveți nevoie. Fiecare tip de date individual devine un câmp în baza de date.

Nu vă faceți griji în legătură cu perfecția primei liste- o puteți ajusta în timp. Dar nu ia în considerare toate persoanele care utilizează aceste informații, și să ceară ideile lor.

În continuare, gândiți-vă ce doriți să iasă din baza de date și tipurile de rapoarte sau de corespondență pe care doriți să le produceți. Apoi, asigurați-vă că capturați informațiile necesare pentru a îndeplini aceste obiective. De exemplu, dacă doriți un raport care să arate vânzările după regiune, trebuie să capturați datele despre vânzări la nivel regional. Încercați să schițați raportul cu informațiile reale, așa cum doriți să-l vedeți. Apoi listați datele de care aveți nevoie pentru a crea raportul. Faceți același lucru pentru corespondență sau alte ieșiri pe care le doriți din baza de date.

Exemplu

Să presupunem că le oferiți clienților posibilitatea de a opta pentru actualizări periodice de e-mail (sau de a renunța la) și doriți să imprimați o listă a celor care au optat pentru aceasta. Aveți nevoie de o coloană Trimitere e-mail în tabelul Clienți, cu valorile permise de Da și Nu.

Pentru cei care doresc să primească e-mailuri, aveți nevoie de o adresă de e-mail, care necesită, de asemenea, un câmp. Dacă doriți să includeți o formulă de salut corectă (cum ar fi d-l, d-nă sau d-na), includeți un câmp Formulă de salut. Dacă doriți să vă adresați clienților după prenumele lor în mesajele de e-mail, adăugați un câmp Prenume.

Sfat: Nu uitați să împărțiți fiecare informație în cea mai mică parte utilă, cum ar fi prenumele și numele pentru un tabel de clienți. În general, dacă doriți să sortați, să căutați, să calculați sau să raportați pe baza unui element informațional (cum ar fi numele clientului), ar trebui să amplasați acel element în propriul său câmp.

Pasul 3: Împărțirea informațiilor în tabele

Împărțiți elementele informaționale în entități sau subiecte majore, cum ar fi produse, clienți și comenzi. Fiecare subiect devine un tabel.

După ce aveți lista de informații necesare, determinați entitățile (sau subiectele) importante de care aveți nevoie pentru a vă organiza datele. Evitați dublarea datelor între entități. De exemplu, lista preliminară pentru o bază de date de vânzări de produse poate arăta astfel:

Captură de ecran a elementelor informaționale grupate în subiecte

Entitățile majore sunt: clienții, furnizorii, produsele și comenzile. Așadar, începeți cu aceste patru tabele: unul pentru informații despre clienți, unul pentru informații despre furnizori și așa mai departe. Poate că nu este designul final, dar este un bun punct de plecare.

Notă: Cele mai bune baze de date conțin mai multe tabele. Evitați tentația de a plasa toate informațiile într-un singur tabel. Acest lucru duce la informații dublate, la o dimensiune mai mare a bazei de date și la erori crescute. Design pentru a înregistra fiecare fapt doar o singură dată. Dacă vă dați seama că se repetă informațiile, cum ar fi adresa furnizorului, restructurați baza de date pentru a amplasa informațiile respective într-un tabel separat.

Pentru a înțelege de ce mai multe tabele sunt mai bune decât mai puține, luați în considerare tabelul afișat aici:

Fragment de ecran al datelor despre produse și furnizori

Fiecare rând conține informații atât despre produs, cât și despre furnizorul său. Deoarece este posibil să aveți mai multe produse de la același furnizor, informațiile despre numele și adresa furnizorului trebuie repetate de mai multe ori. Acest lucru consumă spațiu pe disc. În schimb, înregistrați informațiile despre furnizor o singură dată într-un tabel separat pentru Furnizori, apoi legați tabelul respectiv la tabelul Produse.

O a doua problemă cu acest design este evidentă atunci când trebuie să modificați informațiile despre furnizor. Să presupunem că trebuie să modificați adresa unui furnizor. Întrucât apare în mai multe locuri, ați putea să modificați din greșeală adresa într-un loc și să uitați să o modificați și în celelalte. Înregistrarea adresei furnizorului într-un singur loc rezolvă problema respectivă.

În sfârșit, să presupunem că există un singur produs furnizat de Coho Winery și doriți să ștergeți produsul, dar să păstrați informațiile despre numele și adresa furnizorului. Cu acest design, cum ați șterge înregistrarea produsului fără a pierde și informațiile despre furnizor? Nu puteți. Deoarece fiecare înregistrare conține informații despre un produs, pe lângă informații despre un furnizor, este imposibil să ștergeți unul fără a-l șterge pe celălalt. Pentru a păstra aceste informații separate, scindați acest tabel în două: primul pentru informații despre produs și al doilea pentru informații despre furnizor. Apoi, atunci când ștergeți o înregistrare de produs, ștergeți doar informațiile despre produs, nu și informațiile despre furnizor.

Pasul 4: Transformați elementele de informații în coloane

Decideți ce informații trebuie să stocați în fiecare tabel. Aceste fragmente discrete de date devin câmpuri în tabel. De exemplu, un tabel Angajați poate include câmpuri cum ar fi Nume de familie, Prenume și Dată angajare.

După ce ați ales subiectul pentru un tabel de bază de date, coloanele din acel tabel ar trebui să stocheze doar informații despre acel subiect unic. De exemplu, un tabel de produse ar trebui să stocheze informații doar despre produse, nu și despre furnizorii lor.

Pentru a decide ce informații să urmăriți în tabel, utilizați lista pe care ați creat-o anterior. De exemplu, tabelul Clienți poate include: Prenume, Nume, Adresă, Trimitere e-mail, Salut și Adresă de e-mail. Fiecare înregistrare (client) din tabel conține același set de coloane, astfel încât stocați exact aceleași informații pentru fiecare client.

Create prima listă, apoi revizuiți-o și rafinați-o. Nu uitați să împărțiți informațiile în cele mai mici câmpuri posibile. De exemplu, dacă lista inițială are Adresă ca câmp, împărțiți-o în Adresă poștală, Localitate, Județ și Cod poștal sau, dacă clienții dvs. sunt globali, în și mai multe câmpuri. Astfel, de exemplu, puteți efectua corespondența în formatul corespunzător sau puteți raporta comenzile după județ.

După ce ați rafinat coloanele de date din fiecare tabel, sunteți gata să alegeți cheia primară a fiecărui tabel.

Pasul 5: Specificați cheile primare

Alegeți cheia primară a fiecărui tabel. Cheia primară, cum ar fi ID produs sau ID comandă, identifică în mod unic fiecare înregistrare. Dacă nu aveți un identificator unic evident, utilizați Access pentru a crea unul pentru dvs.

Aveți nevoie de o modalitate de a identifica în mod unic fiecare rând din fiecare tabel. Vă amintiți exemplul anterior în care doi clienți au același nume? Deoarece au un nume comun, aveți nevoie de o modalitate de a identifica separat fiecare nume.

Așadar, fiecare tabel ar trebui să includă o coloană (sau un set de coloane) care identifică în mod unic fiecare rând. Aceasta se numește cheie primară și este adesea un număr unic, cum ar fi un număr ID de angajat sau un număr de serie. Access utilizează chei primare pentru a asocia rapid date din mai multe tabele și a reuni datele pentru dvs.

Uneori, cheia primară constă din două sau mai multe câmpuri. De exemplu, un tabel Detalii comandă care stochează elemente de linie pentru comenzi poate utiliza două coloane în cheia sa primară: ID comandă și ID produs. Atunci când o cheie primară utilizează mai multe coloane, ea se mai numește cheie compusă.

Fragment de ecran din tabelul Produse

Dacă aveți deja un identificator unic pentru informațiile dintr-un tabel, cum ar fi numerele de produs care identifică în mod unic fiecare produs din catalog, utilizați-l, dar numai dacă valorile respectă aceste reguli pentru cheile primare:

  • Identificatorul va fi întotdeauna diferit pentru fiecare înregistrare. Valorile dublate nu sunt permise într-o cheie primară.

  • Există întotdeauna o valoare pentru element. Fiecare înregistrare din tabel trebuie să aibă o cheie primară. Dacă utilizați mai multe coloane pentru a crea cheia (cum ar fi Familie parte și Număr parte), ambele valori trebuie să fie întotdeauna prezente.

  • Cheia primară este o valoare care nu se modifică. Deoarece cheile sunt menționate de alte tabele, orice modificare la o cheie primară dintr-un tabel înseamnă o modificare la aceasta oriunde se face referire la ea. Modificările frecvente cresc riscul de erori.

Dacă nu aveți un identificator evident, utilizați un număr arbitrar, unic, drept cheie primară. De exemplu, puteți atribui fiecărei comenzi un număr de comandă unic pentru unicul scop de a identifica comanda.

Sfat: Pentru a crea un număr unic drept cheie primară, adăugați o coloană utilizând tipul de date Numerotare automată. Tipul de date Numerotare automată atribuie automat o valoare numerică unică fiecărei înregistrări. Acest tip de identificator nu conține informații factuale care să descrie rândul pe care îl reprezintă. Este ideal pentru a fi utilizată drept cheie primară, deoarece numerele nu se modifică, spre deosebire de o cheie primară care conține informații despre un rând, cum ar fi un număr de telefon sau un nume de client.

Doriți mai multe informații?

Sugestii pentru denumirea câmpurilor, controalelor și obiectelor

Introducere în tabele

Instruire Excel

Instruire Outlook

Aveți nevoie de ajutor suplimentar?

Doriți mai multe opțiuni?

Explorați avantajele abonamentului, navigați prin cursurile de instruire, aflați cum să vă securizați dispozitivul și multe altele.

Comunitățile vă ajută să adresați întrebări și să răspundeți la întrebări, să oferiți feedback și să primiți feedback de la experți cu cunoștințe bogate.