Zoom Docs 시작 가이드

업무 방식이 변화하고 있습니다. 즉, 지식 근로자가 근본적으로 사용하는 워드 처리 솔루션도 변화하고 있습니다. 

전통적인 제안서, 프로젝트 계획 및 자산을 추적하는 표, 내부 기술 자료 등 모든 문서를 백지상태로 시작할 수도 있겠지만 AI를 사용하면 회의에서 얻은 인사이트, 관련 정보, 아이디어를 출발점으로 문서의 빈 페이지를 채울 수 있습니다.

이를 위해서는 문서는 클라우드 기반이어야 하고 실시간 공동 작업이 가능해야 합니다. 문서가 개인 컴퓨터에만 있거나 이메일로 주고받은 여러 버전으로 흩어져 있지 않아야 합니다. 

또한 깔끔하게 체계화되어 쉽게 탐색할 수 있으며, 고정된 여백 등의 제약이 없고, 인쇄 가능한 형식으로 지원되어 디지털 사용자를 수용할 수 있어야 합니다.

효율성이 필수인 세상에서는 문서가 별도의 도구로 있는 것이 아니라 일상적인 워크플로와 가장 자주 사용하는 앱에 통합되어 생산성을 높이는 데 도움이 되어야 합니다.

이것이 바로 Zoom Workplace에 포함된 Zoom Docs가 필요한 이유입니다. 아래에서 Zoom Docs가 제공하는 기능과 Zoom Docs를 통해 앞서 언급한 문제를 해결하는 방법을 살펴보세요.

Zoom Docs는 추가 비용 없이* 지원되는 AI Companion 기능을 중심으로, Zoom Workplace에서 문서, Wiki, 표 등을 만들 수 있도록 도와주는 유연한 협업 솔루션입니다. 

생성형 AI 어시스턴트인 AI Companion은 정보를 생성 및 종합하고 글을 다듬는 데 도움을 줍니다. AI Companion은 Zoom Meetings의 콘텐츠를 Zoom 문서로 가져올 수 있습니다. 또한 다양한 콘텐츠 블록을 추가할 수 있으며, 정보를 표시하는 다양한 방법을 선택할 수도 있습니다.

Zoom Docs는 단순한 워드 프로세서를 뛰어넘어 AI 우선 문서를 작성할 수 있는 기능을 제공합니다. 지금부터 Zoom Docs의 활용 방법을 세 가지만 살펴보겠습니다.

AI 우선 협업 문서 작성

사업 제안서, 마케팅 계획, 프로젝트 개요 등 무엇을 작성하든지 AI Companion이 초안 작성을 도와드립니다. AI Companion의 회의 요약 및 대화 내용을 활용하면 더 자세한 내용과 구체적인 정보를 바탕으로 AI Companion이 원하는 최종 결과물을 작성하게 할 수 있습니다. 이러한 방식으로 회의에서 나눈 대화를 잘 정리되고 실행 가능한 문서로 변환할 수 있습니다.

제목과 부제목을 추가하여 문서를 탐색하기 쉬운 섹션으로 구분하세요. 문서에서 동료를 태그하여 실행 항목을 할당하거나, 특정 단어나 문장에 댓글을 추가하거나 팀원을 태그하여 팀원이 원하는 시간에 응답할 수 있게 하세요.

Team Chat이나 이메일 링크를 통해 동료와 문서를 공유하거나 회의 중 Zoom Meetings 창에서 문서를 열어 다른 참석자와 실시간으로 보고 공동 편집하고 협업하세요. 

더 효과적으로 정보를 공유하기 위한 회사 Wiki 구축

회사의 기술 문서 및 프로세스가 문서화되어 있지 않거나 여기저기에 흩어져 있으면, 필요한 정보를 찾기가 어려워집니다. 동료가 휴가를 가거나 다른 직책으로 이동하여 동료가 만든 파일에 접근할 수 없는 경우 상황은 더욱 복잡해질 수 있습니다.

이러한 문제를 방지하려면 팀원이 최신 정보를 찾을 수 있는 단일 정보 출처가 필요합니다. Zoom Docs를 사용하면 쉽게 검색하고 이용할 수 있는 정보의 중심 허브인 Wiki를 구축할 수 있습니다. 

먼저 메인 페이지를 만든 다음 해당 메인 페이지 내에서 특정 주제를 자세히 설명하는, 링크 가능한 하위 페이지를 만드는 것이 좋습니다. 메인 페이지는 팀원이 필요한 정보를 쉽게 탐색할 수 있도록 목차를 제공하는 역할을 합니다. 

세분화된 공유 컨트롤을 사용하면 선택한 동료 그룹 또는 회사 내 모든 사람이 Wiki를 볼 수 있도록 허용할 수 있습니다. 또한 문서 업데이트 담당자만 편집 액세스 권한을 갖도록 제한할 수도 있습니다. 

데이터 표를 사용하여 정보를 체계화하고 팀을 하나로 모으기 

Zoom Docs를 사용하면 팀을 하나의 협업 문서로 모을 수 있습니다. 이 문서를 목표 설정, 분기별 계획, 이벤트 계획 등에 활용할 수 있습니다. Wiki를 사용하여 프로젝트와 관련된 문서 모음을 체계적으로 관리하면 중요한 정보와 자산을 쉽게 찾을 수 있습니다. 또한 프로젝트 템플릿을 통해 실행 항목의 상태를 추적하거나 필요한 상태 열이 있는 사용자 지정 추적기를 만들 수도 있습니다. 데이터 표를 이용하면 정보를 쉽게 필터링, 정렬, 그룹화 및 구성할 수 있습니다.

회의 요약에서 AI Companion이 생성한 다음 단계를 가져와 데이터 표에 추가할 수 있습니다. 팀의 협업 화이트보드도 같은 문서에 포함할 수 있습니다. 이렇게 하면 프로젝트 팀이 정보를 찾고 추가할 위치를 파악할 수 있습니다. 또한 Zoom 회의에서 이러한 문서를 열면 실시간으로 함께 공동 작업 수 있어 협업이 더욱 원활해집니다.

Zoom Workplace 데스크톱 또는 모바일 앱(6.1.6 이상)에서 Docs 탭으로 이동합니다(상단 탐색 모음에 없으면 "더 보기"를 클릭). 여기에는 내가 작성하거나 공동 작업 초대를 받은 문서 목록과 새 문서를 만드는 옵션이 표시됩니다. docs.zoom.us 또는 app.zoom.us/wc/docs의 Zoom 웹 앱으로 이동하여 Docs에 접근할 수도 있습니다.

다음과 같은 방법으로 시작할 수 있습니다.

빈 문서 만들기

Docs 탭의 홈 페이지에서 "빈 문서" 옵션을 선택하면 처음부터 시작할 수 있습니다. 이때 AI Companion에게 브레인스토밍과 초안 작성을 도와 달라고 요청할 수 있습니다.

"내 회의" 보기

Docs 홈 페이지의 왼쪽 사이드바에서 "내 회의"를 클릭하면 문서를 작성할 수 있는 회의 목록을 확인할 수 있습니다. 회의 후에도 협업을 이어가려면 이전 회의의 AI Companion 회의 요약 또는 대화 내용을 문서로 가져오면 됩니다. "스탠드업" 또는 "사용자 피드백" 등의 사용 가능한 템플릿을 살펴보고 가장 유용한 방식으로 정보 형식을 지정할 수 있습니다. 

단, 회의 호스트만 회의 정보를 확인하고 다른 사람과 공유할 내용을 선택할 수 있습니다. 내 회의 보기에서는 본인이 주최한 회의 중 회의 요약이 활성화되어 문서를 작성할 수 있는 항목을 확인할 수 있습니다.

회의 내에서 문서 작성

회의 도구 모음에서 Docs 아이콘을 클릭하여 새 문서를 만들거나 회의에서 바로 기존 문서를 열 수 있습니다. AI Companion의 도움을 받아 회의 참가자와 함께 공동 편집하고 공동 작성할 수 있습니다. 회의가 끝나면 Docs 탭을 확인하여 문서를 찾고, 공유하고, 편집할 수 있습니다.

문서 템플릿으로 시작

Docs 홈 페이지에서 "템플릿" 버튼을 선택합니다. 프로젝트 추적기, 요약, 회의 안건 등 작성하려는 문서의 종류에 따라 여러 가지 템플릿 중에서 선택할 수 있습니다.

기존 파일 가져오기

텍스트 파일(.docx, .txt, .md) 또는 스프레드시트 파일(.xlsx, .csv)이 있는 경우, Docs 홈 페이지에서 가져오기 옵션을 선택할 수 있습니다. 기존 문서와 콘텐츠를 Zoom Docs로 변환하여 Zoom Workplace에서 더 쉽게 공유하고, 형식을 지정하고, 협업할 수 있습니다.

문서를 시작하고 AI Companion이나 다른 소스를 통해 문서를 정보로 채운 후에는 더하기 기호를 클릭하거나 슬래시(/)를 입력해 다른 모듈이나 블록을 추가하여 작성을 이어갈 수 있습니다. 

제목과 목록 같은 기본적인 문서 요소를 삽입하거나 이미지, 비디오, 오디오 파일, 화이트보드 및 기타 미디어로 문서를 꾸미세요. 

열과 데이터 표로 문서의 레이아웃을 구성하세요. 데이터를 다른 방식으로 보려면 표 보기에서 캘린더 또는 보드 보기로 전환하면 됩니다.

무엇보다도 페이지에서 다양한 레이아웃과 구성 요소를 사용해 보고 이동시키면서 가장 적합한 방식으로 문서를 작성하는 것이 좋습니다. Zoom Docs는 사용자의 업무 방식에 따라 유연하게 조정할 수 있도록 설계되었습니다.

사용자와 팀의 문서 작성, 수정, 요약을 지원하고 회의 대화 내용에서 실행 가능한 문서를 작성하여 회의에서 더 많은 인사이트를 얻을 수 있도록 도와주는 AI Companion을 이용하면 최상의 Zoom Docs를 경험할 수 있습니다. 팀이 Zoom Docs의 AI Companion을 사용하여 회의 협업을 확장하려면 계정 관리자가 회의 요약 및 회의 대화 내용의 사용을 비롯한 적절한 설정을 활성화해야 합니다.

각 설정을 찾고 활성화할 수 있는 위치에 대한 단계별 가이드를 알아보려면 Docs 지원 문서를 참조하세요.

Zoom Docs는 Zoom Workplace 프로, 비즈니스, 비즈니스 플러스, 교육, 엔터프라이즈 요금제에 포함되어 있으며, 이 요금제에서 추가 비용 없이 AI Companion을 사용하여 무제한으로 문서를 작성할 수 있습니다.* Zoom Workplace 기본 요금제 사용자는 무제한의 개인용 문서와 최대 10개의 협업 문서를 만들 수 있지만 AI Companion 기능은 이용할 수 없습니다. 

Zoom Workplace 데스크톱 또는 모바일 앱을 버전 6.1.6 이상으로 업그레이드하거나 docs.zoom.us 또는 app.zoom.us/wc/docs로 이동하여 Zoom Docs를 시작하세요.

자세한 내용은 Zoom Docs 페이지 및 지원 문서를 참조하거나 Zoom Workplace 앱의 Docs 탭을 클릭하여 첫 번째 문서를 작성해 보세요.

*유료 서비스를 사용하는 Zoom 사용자 계정에 포함되어 있습니다. 일부 지역 또는 업종에서는 AI Companion이 제공되지 않을 수 있습니다. Zoom Docs의 AI Companion 기능은 Zoom 기본 요금제에는 포함되어 있지 않습니다.