Pelajari Zoom Docs dengan AI Companion — ikuti tip kami untuk membuat dokumen kolaboratif menggunakan ringkasan dan transkrip rapat, templat, dan banyak lagi.
Diperbarui pada August 13, 2024
Diterbitkan pada August 05, 2024
Cara kita bekerja sedang berubah. Dan itu berarti solusi pengolah kata — landasan bagi pekerja intelektual — juga berubah.
Anda membutuhkan dokumen yang dapat berfungsi sebagai kanvas kosong untuk apa pun yang Anda buat, baik itu proposal tradisional, tabel untuk melacak rencana dan aset proyek, maupun basis pengetahuan internal. Namun, Anda juga ingin dapat menggunakan AI untuk membantu mengisi halaman kosong dengan wawasan dari rapat, informasi yang relevan, dan ide untuk memulai.
Anda memerlukan dokumen berbasis cloud dan siap untuk kolaborasi real-time, bukan dokumen yang tersimpan di komputer Anda atau tersebar di beberapa versi berbeda yang dikirim melalui email bolak-balik.
Anda membutuhkan dokumen yang dibuat untuk audiens digital — terorganisir dengan baik dan mudah dinavigasi, tidak dibatasi dengan margin kaku dan format siap cetak.
Dan di dunia yang mengutamakan efisiensi, Anda membutuhkan dokumen untuk membantu meningkatkan produktivitas dengan menyesuaikan diri dengan alur kerja harian dan aplikasi yang paling sering Anda gunakan, bukannya menghalangi alur kerja tersebut dengan alat lain yang terpisah.
Zoom Docs, yang disertakan dengan Zoom Workplace, dapat membantu mengatasi hal tersebut. Berikut ini adalah apa yang dapat Anda lakukan dengan Zoom Docs dan bagaimana Zoom Docs dapat membantu Anda mengatasi tantangan yang disebutkan di atas.
Zoom Docs adalah solusi yang fleksibel dan kolaboratif untuk membuat dokumen, wiki, tabel, dan banyak lagi di Zoom Workplace, dengan kemampuan AI Companion sebagai intinya yang disertakan tanpa biaya tambahan.*
AI Companion, asisten AI generatif Anda, dapat membantu membuat dan menyusun informasi serta menyempurnakan tulisan Anda. AI Companion dapat mengubah konten dari Zoom Meetings menjadi dokumen Zoom. Anda juga dapat menambahkan berbagai blok konten dan memilih berbagai cara untuk menampilkan informasi.
Lebih dari sekadar pengolah kata sederhana, Zoom Docs memungkinkan Anda membuat dokumen berbasis AI. Ada tiga cara yang bisa Anda gunakan.
Tulis proposal bisnis, rencana pemasaran, ringkasan proyek — apa saja. AI Companion siap membantu Anda membuat draf. Anda bahkan dapat memanfaatkan ringkasan dan transkrip rapat AI Companion untuk memberikan lebih banyak detail dan informasi spesifik untuk membantu AI Companion membuat hasil akhir yang Anda inginkan. Hal ini memungkinkan Anda untuk mengubah percakapan yang Anda lakukan dalam rapat menjadi dokumen yang tertata rapi dan dapat ditindaklanjuti.
Tambahkan judul dan subjudul untuk memisahkan dokumen Anda menjadi beberapa bagian yang mudah dinavigasi. Tandai rekan kerja di dalam dokumen untuk menetapkan item tindakan, atau tambahkan komentar pada kata atau kalimat tertentu dan tandai rekan kerja Anda di sana agar mereka dapat merespons sesuai waktu mereka.
Bagikan dokumen dengan rekan kerja melalui Team Chat atau tautan melalui email, atau buka di jendela Zoom Meetings selama rapat untuk melihat, mengedit bersama, dan berkolaborasi dengan peserta lain secara real-time.
Ketika pengetahuan dan proses perusahaan tidak terdokumentasi atau tersebar di berbagai tempat, menemukan apa yang Anda butuhkan menjadi sebuah tantangan. Masalah bisa semakin rumit ketika rekan kerja mengambil cuti atau berpindah posisi dan Anda tidak dapat mengakses file yang mereka buat.
Anda membutuhkan satu sumber kebenaran tempat anggota tim dapat menemukan informasi terbaru. Anda dapat menggunakan Zoom Docs untuk membuat wiki — pusat informasi terpusat — yang mudah dicari dan diakses.
Kami menyarankan untuk membuat halaman utama, kemudian membuat subhalaman yang dapat ditautkan di dalam halaman utama tersebut untuk membahas topik tertentu. Halaman utama berfungsi sebagai daftar isi sehingga anggota tim dapat dengan mudah menavigasi ke informasi yang mereka butuhkan.
Dengan kontrol berbagi terperinci, Anda dapat mengizinkan sekelompok rekan kerja tertentu atau semua orang di perusahaan untuk melihat wiki. Anda juga dapat membatasi akses edit hanya kepada mereka yang bertanggung jawab untuk memperbarui dokumen.
Zoom Docs menyatukan tim ke dalam satu dokumen kolaboratif. Gunakan untuk penetapan tujuan, rencana triwulanan, perencanaan acara, dan banyak lagi. Anda dapat menggunakan wiki agar tetap terorganisir sehingga Anda memiliki koleksi dokumen yang terkait dengan sebuah proyek, sehingga mudah untuk menemukan informasi dan aset penting. Anda juga dapat melacak status item tindakan menggunakan templat proyek kami atau membuat pelacak yang disesuaikan dengan kolom status yang Anda butuhkan. Tabel data memungkinkan Anda untuk memfilter, mengurutkan, mengelompokkan, dan mengatur informasi dengan mudah.
Anda dapat menarik langkah selanjutnya yang dihasilkan oleh AI Companion dari ringkasan rapat dan menambahkannya ke tabel data Anda. Anda dapat menyematkan papan tulis kolaboratif tim Anda dalam dokumen yang sama. Dengan cara ini, tim proyek Anda tahu di mana harus mencari dan menambahkan informasi, dan Anda dapat membuka dokumen ini dalam rapat Zoom untuk bekerja sama secara real time, sehingga kolaborasi menjadi lebih lancar.
Lihat dokumen yang telah Anda buat dan kolaborasikan, dan mulai membuat dokumen baru dari halaman beranda Docs.
Di aplikasi desktop atau seluler Zoom Workplace (6.1.6 atau lebih tinggi), buka tab Docs (klik Lainnya jika Anda tidak melihatnya di bilah navigasi atas). Di sini, Anda akan menemukan daftar dokumen yang telah Anda buat dan diundang untuk berkolaborasi, serta opsi untuk membuat dokumen baru. Anda juga dapat mengakses Docs dengan membuka docs.zoom.us atau di Aplikasi Web Zoom di app.zoom.us/wc/docs.
Ada beberapa cara berbeda untuk memulai:
Mulai dari awal dengan memilih opsi "Dokumen kosong" dari halaman beranda tab Docs. Dari sana, Anda dapat meminta AI Companion untuk membantu mengumpulkan ide dan menyusun draf.
Dari halaman beranda Docs, klik "Rapat saya" di bilah samping sebelah kiri untuk menemukan daftar rapat yang dapat Anda gunakan untuk membuat dokumen. Untuk melanjutkan kolaborasi setelah rapat, Anda dapat memasukkan ringkasan atau transkrip rapat AI Companion dari rapat sebelumnya ke dalam dokumen. Jelajahi templat yang tersedia, seperti "stand up" atau "umpan balik pengguna", untuk membantu Anda memformat informasi dengan cara yang paling bermanfaat.
Perhatikan bahwa hanya host rapat yang memiliki akses ke informasi rapat dan dapat memilih apa yang akan dibagikan kepada orang lain. Dari tampilan Rapat saya, Anda akan melihat rapat mana yang Anda selenggarakan dengan ringkasan rapat diaktifkan yang dapat Anda gunakan untuk membuat dokumen.
Buat dokumen baru atau buka dokumen yang ada langsung dari dalam rapat dengan mengklik ikon Docs pada bilah alat rapat. Anda dapat mengedit bersama dengan peserta rapat untuk kreasi kolaboratif, dengan AI Companion yang siap membantu Anda. Setelah rapat selesai, periksa tab Docs untuk menemukan, membagikan, dan mengedit dokumen Anda.
Di halaman beranda Docs, pilih tombol "Templat". Anda dapat memilih dari beberapa templat bergantung pada jenis dokumen yang ingin Anda buat: pelacak proyek, ringkasan, agenda rapat, dan banyak lagi.
Jika Anda memiliki file teks (.docx, .txt, .md) atau file spreadsheet (.xlsx, .csv), pilih opsi Impor dari halaman beranda Docs. Anda dapat mengubah dokumen dan konten yang ada menjadi dokumen Zoom untuk berbagi, memformat, dan berkolaborasi dengan lebih mudah di Zoom Workplace.
Setelah Anda memulai dokumen dan mengisinya dengan informasi menggunakan AI Companion atau sumber lainnya, teruslah membuat dengan mengklik tanda plus atau mengetik garis miring ke depan / untuk menambahkan modul atau blok yang berbeda.
Sisipkan komponen dokumen dasar seperti judul dan daftar, atau berkreasi dengan file gambar, video, audio, papan tulis, dan media lainnya.
Atur tata letak dokumen Anda dengan kolom dan tabel data. Jika ingin melihat data Anda secara berbeda, Anda dapat beralih dari tampilan tabel ke tampilan kalender atau papan.
Yang terpenting, kami mendorong Anda untuk mencoba tata letak dan komponen yang berbeda, memindahkannya di halaman, dan membuat dokumen dengan cara yang paling sesuai untuk Anda. Zoom Docs dirancang agar fleksibel dan beradaptasi dengan cara Anda bekerja.
Zoom Docs paling baik digunakan dengan AI Companion, yang memungkinkan Anda dan tim Anda membuat, menyempurnakan, dan meringkas dokumen, serta mendapatkan lebih banyak manfaat dari rapat dengan membuat dokumen yang dapat ditindaklanjuti dari transkrip rapat. Agar tim Anda dapat memperluas kolaborasi rapat menggunakan AI Companion untuk Zoom Docs, admin akun harus mengaktifkan pengaturan yang tepat, termasuk penggunaan ringkasan rapat dan transkrip rapat.
Baca artikel dukungan Docs kami untuk mendapatkan panduan langkah demi langkah tentang cara menemukan dan mengaktifkan setiap pengaturan.
Zoom Docs disertakan dengan paket Zoom Workplace Pro, Bisnis, Bisnis Plus, Pendidikan, dan Perusahaan — Anda dapat membuat dokumen tanpa batas dengan AI Companion tanpa biaya tambahan.* Pengguna pada paket Zoom Workplace Dasar dapat membuat dokumen pribadi tanpa batas dan hingga 10 dokumen kolaboratif, tetapi tidak memiliki akses ke kemampuan AI Companion.
Tingkatkan aplikasi desktop atau seluler Zoom Workplace Anda ke versi 6.1.6 atau lebih tinggi, atau kunjungi docs.zoom.us atau app.zoom.us/wc/docs untuk memulai Zoom Docs.
Kunjungi halaman Zoom Docs dan artikel dukungan kami untuk informasi selengkapnya, atau klik tab Docs di aplikasi Zoom Workplace untuk membuat dokumen pertama Anda.
*Disertakan dengan layanan berbayar dalam akun pengguna Zoom. AI Companion mungkin tidak tersedia untuk semua wilayah atau bidang industri. Kemampuan AI Companion untuk Zoom Docs tidak disertakan dalam paket Zoom Dasar.
Memperkenalkan Zoom Docs: solusi dokumen kolaboratif berbasis AI yang yang memungkinkan Anda mengubah konten rapat menjadi dokumen, wiki, dan proyek yang dapat ditindaklanjuti.
Zoom Workplace menyatukan komunikasi, keterlibatan karyawan, ruang, dan solusi produktivitas dalam satu platform dengan kemampuan Zoom AI Companion yang terintegrasi di seluruh dunia.
Lihat bagaimana Zoom Workplace, platform kolaborasi Anda yang didukung AI dapat membantu Anda menjadi lebih produktif sepanjang hari kerja.
