Zoom Docs 入門ガイド

私たちの働き方は変わりつつあります。そしてそれは、ナレッジ ワーカーの基盤であるワード プロセッシング ソリューションも変化していることを意味します。

従来の企画書の場合も、プロジェクトの計画やアセットを管理する表の場合も、社内ナレッジベースの場合も、構築するコンテンツに関係なくまずは白紙のドキュメントが必要です。しかし、AI を活用してミーティングから得たインサイト、関連情報、作成に着手するためのアイデアをドキュメントに入力してもらえば、白紙のページを効率よく埋めていくことができます。

このようなドキュメントは、自分のコンピュータのみに使用が限定されることも、メールのやり取りにおいて異なる複数のバージョンに分散されることもなく、クラウドベースかつリアルタイムのコラボレーションに対応できる必要があります。

デジタル視聴者向けに構築されたドキュメントは、固定余白や出力形式に縛られることなく、隅々まで見やすく整理されていなければなりません。

また効率を重視する今日の業界において、ドキュメントは個別のツールとして日々のワークフローやもっとも頻繁に使用するアプリを妨げることなく、それらに適合することで生産性を高めるものでなければなりません。

そこで、Zoom Workplace に含まれる Zoom Docs が役立ちます。ここでは、Zoom Docs で何ができるのか、上記の課題を解決するために Zoom Docs がどのように役立つのかをご紹介します。

Zoom Docs は、Zoom Workplace でドキュメント、Wiki、表などを作成できる柔軟なコラボレーション ソリューションです。その中核には、追加料金なしでご利用いただける AI Companion 機能を据えています。*

生成 AI アシスタントである AI Companion は、情報の生成や統合に加え、文章に磨きをかけるという点でもサポートしてくれます。さらに AI Companion は、Zoom Meetings のコンテンツを Zoom ドキュメントに取り込むことができます。また、各コンテンツ ブロックを追加し、さまざまな方法で情報を表示することもできます。

Zoom Docs は、単なるワード プロセッシング機能にとどまらず、AI ファーストのドキュメント作成を可能にしています。以下では、3 通りの使い方をご紹介します。

AI ファーストのコラボレーション ドキュメントの作成

ビジネスの企画書、マーケティング プラン、プロジェクトの概要など、あらゆるドキュメントを作成できます。AI Companion を使用すると、これらのドキュメントの下書きがサポートされます。AI Companion が希望に沿った最終成果物を作成できるように、本機能によるミーティング要約や文字起こしを活用して、より詳細かつ具体的な情報を提供することもできます。そうすることで、ミーティング会話を情報が整理された実用的なドキュメントに変換できます。

見出しや小見出しを追加すると、ドキュメントを見やすいセクションに分割できます。ドキュメントに同僚をタグ付けしてアクション項目を割り当てたり、特定のワードや文章にコメントを追加してそこにチームメイトをタグ付けしたりすれば、同僚やチームメイトは各自の都合に合わせて対応できるようになります。

Team Chat やメールのリンクで同僚とドキュメントを共有することも、ミーティング中に Zoom Meetings ウィンドウでドキュメントを開いて、他の出席者とリアルタイムで閲覧、共同編集、コラボレーションすることも可能です。

スムーズに情報を共有できる企業用 Wiki の構築

企業のナレッジやプロセスが文書化されていなかったり、あちらこちらに分散していたりすると、必要な情報へのアクセスが困難になります。同僚が休暇に入ったり、別の部署に移ったりして、その同僚が作成したファイルにアクセスできなくなると、事態はさらに厄介になります。

そこでチームメンバーが最新情報にアクセスできる、SSOT（信頼できる唯一の情報源）が必要です。Zoom Docs を使用すると、情報を簡単に検索してアクセスできる Wiki（最新情報が記載された一元管理ハブ）を構築できます。

おすすめの方法として、まずメインページを作成し、次に特定のトピックを掘り下げるリンク可能なサブページを作成してそのメインページにネストするとよいでしょう。メインページは目次として機能するようにしておくと、チームメンバーは必要な情報を手早く探して移動できるようになります。

さらに、きめ細かな共有制御により特定の同僚グループまたは社内の全員に Wiki の閲覧を許可できます。また、編集アクセス権をドキュメントの更新担当者のみに制限することも可能です。

データテーブルを使用して情報を整理し、チームをまとめる

Zoom Docs により、チームの情報を単一コラボレーション ドキュメントにまとめることができます。目標設定、四半期計画、イベント企画などに活用しましょう。Wiki を使用して情報を整理すると、プロジェクトに関連するドキュメント セットを作成できるため、重要な情報やアセットを見つけやすくなります。また、プロジェクト テンプレートを使用してアクション項目のステータスを追跡することも、必要なステータス カラムを追跡するカスタム トラッカーを作成することもできます。データテーブルを使用すると、情報のフィルタリング、並べ替え、グループ化、整理が簡単にできます。

AI Companion が生成した次のステップをミーティング要約から抜き出して、データテーブルに追加できます。また、チームのコラボレーション ホワイトボードを同じドキュメントに埋め込むこともできます。こうすることで、プロジェクト チームは情報を検索して追加する場所を把握できます。さらに Zoom ミーティングでこれらのドキュメントを開いてリアルタイムで共同作業できるため、コラボレーションはさらにシームレスになります。

Zoom Workplace デスクトップ / モバイルアプリ（バージョン 6.1.6 以降）で、[Docs] タブに移動します（画面上部のナビゲーション バーに表示されていない場合は [その他] をクリックします）。ここには、自分が作成したドキュメントやコラボレーションに招待されたドキュメントのリストと、新しいドキュメントを作成するオプションが表示されます。Docs には、docs.zoom.us または Zoom ウェブアプリ（app.zoom.us/wc/docs）からもアクセスできます。

Docs は以下のようにさまざまな方法で開始できます。

白紙のドキュメントを作成

ホームページの [Docs] タブから [白紙のドキュメント] オプションを選択して、最初から作成を開始します。ここでは、AI Companion にブレインストーミングや下書きの作成を頼むことができます。

[ミーティング] ビュー

Docs のホームページで、左サイドバーの [ミーティング] をクリックすると、ドキュメントを作成できるミーティング リストが表示されます。ミーティング後もコラボレーションを続ける場合は、AI Companion のミーティング要約や以前のミーティングの文字起こしをドキュメントに取り込むことができます。利用可能なテンプレート（[スタンドアップ] や [ユーザー フィードバック] など）をお試しいただき、最適な方法で情報を整理しましょう。

注: ミーティング情報にアクセスし、他のユーザーと共有するコンテンツを選択できるのはミーティング ホストのみです。[ミーティング] ビューには、ドキュメントの作成元となるミーティング要約を有効にした主催済みミーティングが表示されます。

ミーティング内でドキュメントを作成

ミーティング ツールバーの Docs アイコンをクリックすると、新しいドキュメントを作成したり、ミーティング内で既存のドキュメントを開いたりできます。AI Companion のサポートを受けながらミーティング参加者と共同編集を行うことで、連携してドキュメントを作成できます。ミーティングが終了したら、[Docs] タブをチェックして、ドキュメントを検索、共有、編集できます。

ドキュメント テンプレートから開始

Docs のホームページで、[テンプレート] ボタンを選択します。作成するドキュメントの種類に応じて、複数のテンプレート（プロジェクト トラッカー、ブリーフィング、ミーティング アジェンダなど）から選択できます。

既存のファイルをインポート

テキスト ファイル（.docx、.txt、.md）またはスプレッドシート ファイル（.xlsx、.csv）を使用する場合は、Docs のホームページから [インポート] オプションを選択します。既存のドキュメントやコンテンツを Zoom ドキュメントに変換すると、Zoom Workplace で共有、書式設定、コラボレーションが簡単にできるようになります。

ドキュメント作成を開始し、AI Companion やその他の情報源を使用して情報を入力したら、プラス記号をクリックするかスラッシュ（/）を入力し、各モジュールやブロックを追加してドキュメント作成を続行しましょう。

見出しやリストなどの基本的なドキュメント コンポーネントを挿入したり、画像、ビデオ、オーディオ ファイル、ホワイトボード、その他のメディアを使用したりして独自のコンテンツを作成することもできます。

ドキュメントのレイアウトは、列やデータテーブルで整理できます。データを別の方法で表示する場合は、テーブルビューからカレンダー ビューやボードビューに切り替えることができます。

Zoom では上記のように、さまざまなレイアウトやコンポーネントをお試しいただき、ページ上に配置して、皆様にとって最適な方法でドキュメントを作成することをおすすめしています。Zoom Docs は、ユーザーの働き方に柔軟に対応できるように設計されています。

Zoom Docs は、AI Companion と併用することで最大限に活用できます。ユーザーとチームは、AI Companion を使用してドキュメントを作成、改善、要約し、ミーティングの文字起こしから実用的なドキュメントを作成することで、ミーティングからより多くの情報を引き出すことができます。チームが Zoom Docs 向け AI Companion を使用してミーティングのコラボレーションを拡張するには、アカウント管理者が適切な設定（ミーティング要約やミーティングの文字起こしの使用など）を有効にする必要があります。

各設定を見つけて有効にする段階手順を記載したガイドについては、Docs のサポート記事をご覧ください。

Zoom Docs は、Zoom Workplace プロ、ビジネス、ビジネスプラス、教育機関、エンタープライズの各プランに含まれています。該当するプランのユーザーは、追加料金なしで AI Companion を使用し、制限なくドキュメントを作成できます。*Zoom Workplace ベーシック プランのユーザーは、個人用ドキュメント（無制限）と共同ドキュメント（最大 10 件）を作成できますが、AI Companion 機能は利用できません。

Zoom Workplace デスクトップ / モバイルアプリをバージョン 6.1.6 以降にアップグレードするか、docs.zoom.us または app.zoom.us/wc/docs にアクセスして Zoom Docs を開始してください。

詳細については、Zoom Docs のページとサポート記事をご覧ください。または、Zoom Workplace アプリの [Docs] タブをクリックして初回のドキュメントを作成してください。

* Zoom ユーザー アカウントの有料サービスに含まれています。* AI Companion は、地域や業種によってはご利用いただけない場合があります。Zoom Docs 向け AI Companion の機能は、Zoom ベーシック プランには含まれていません。